Będziemy się uczyć od człowieka, którego wielu (włączając mnie) uważa za prawdziwego mistrza prezentacji.

W tym artykule, specjalnie dla Ciebie rozłożę na czynniki pierwsze i omówię prezentację odkrywającą przed światem właśnie iPhone’a. A po co? Po to, żeby pokazać Ci, jak Ty możesz udoskonalić swoje wystąpienia. Całą prezentację zobaczysz (koniecznie obejrzyj) tutaj:

Prezentacja nie zaczyna się od „dzień dobry, nazywam się Steve Jobs i jestem prezesem Apple”. I na pewno wcale nie dlatego, że w 2007 roku niemal każdy na świecie znał twarz i nazwisko Steve’a Jobs’a.

Wystąpienie zaczyna się od paru sekund ciszy. Prawda, że proste? Kilka sekund milczenia, a wszyscy czekają na to pierwsze zdanie.

W tym czasie na ekranie nie ma slajdu z tytułem „Nowe urządzenie firmy Apple – prezentuje Steve Jobs, dnia takiego i takiego”. Jest po prostu wielkie logo Apple. Bo ludzie nie mieli w tym momencie nic czytać, tylko czekać na pierwsze zdanie prelegenta:

„To jest dzień, na który czekałem przez ostatnie dwa i pół roku.”

Wow! Nie przychodzi mi do głowy zdanie, które lepiej mogłoby budować ciekawość co do tego, co nastąpi. Kiedy facet kierujący jedną z największych firm na świecie mówi coś takiego, to znaczy, że to naprawdę wielka sprawa, prawda?

Kolejne zdanie tylko zwiększa oczekiwania:

„Od czasu do czasu, pojawia się rewolucyjny produkt, który zmienia wszystko.”

Następnie dostajemy trochę kontekstu, na dowód tego, że firma Apple „miała szczęście” (jakże piękne, skromne sformułowanie!) wprowadzać na rynek takie rewolucyjne produkty. Produkty, które nie tylko zmieniły sposób, w jaki ludzie coś robią, ale zmieniły całe branże. Widzimy dwa przykłady (zwróć uwagę na slajdy – tylko rok i wielkie zdjęcie – żadnych tekstów, nazw, szczegółów, danych technicznych – te slajdy są tym, czym powinny być – ilustracją słów prelegenta).

W kolejnym zdaniu słyszymy nieco zaskakującą zapowiedź – że „dziś zobaczymy trzy rewolucyjne produkty tej klasy. Pierwszy to iPod (kieszonkowy odtwarzacz muzyki) z panoramicznym ekranem dotykowym”. Zwróć uwagę na entuzjastyczne reakcje publiczności.

„Drugi to rewolucyjny telefon komórkowy.” – publiczność szaleje!

„A trzeci to przełomowy internetowy komunikator”.

Dalej Steve Jobs podsumowuje – trzy urządzenia, i krótko wymienia je ponownie (zwróć uwagę na jakże proste slajdy). Powtarza to kilkukrotnie, by wreszcie zdradzić, że „to nie są trzy oddzielne urządzenia”. Ujawnia, że to będzie jedno urządzenie, które nazwali „iPhone”.

Dygresja: to, że te „urządzenia” są akurat trzy, to nie jest przypadek. Przecież iPhone ma o wiele więcej funkcji. Można było wymienić cztery, pięć, sześć urządzeń – np. kamera, samochodowa nawigacja lub radio. Ale jednak Steve Jobs „postawił” na trzy. To pozwoliło mu podzielić prezentację na trzy części. A „trzy” to najlepsza z możliwych liczb do tego celu. Bo tyle właśnie jest nam (w sensie ludziom) łatwo zapamiętać. Zwróć uwagę, jak często w publicznych wystąpieniach dzieli się treść właśnie na trzy. Koniec dygresji.

Już w tej wstępnej części prezentacji Steve’a Jobsa znalazło się miejsce na żart – pierwsza wizualizacja z iPodem z dorobioną graficznie obrotową tarczą ze starych telefonów stacjonarnych. Tego humoru w prezentacji jest więcej. Jest żart o rysiku, który będzie rzekomo potrzebny do korzystania z iPhone’a. A ten niby-omyłkowy telefon do Starbucksa to wisienka na torcie.

Przez kolejne minuty, Steve Jobs mówi o ówczesnych (2007) „smartfonach” (z lekką nutą sarkazmu co do tego, czy one rzeczywiście były „smart” – ang.: mądry). Wymienia problemy, jakie wiążą się z ich używaniem: nają małe klawiatury z małymi plastikowymi klawiszami, są trudne w używaniu. Wszystko jest zwizualizowane prostym wykresem i slajdami z dużymi grafikami oraz niewielką ilością tekstu. A gdy nawet tego tekstu jest na slajdach nieco więcej (gdy np. są wymieniane cechy i funkcje), to na ekranie nie pojawia się cały tekst od razu, tylko poszczególne punkty pojawiają się dokładnie wtedy, kiedy Steve Jobs przechodzi do ich omówienia. Widać od razu, że ta prezentacja jest doskonale przygotowana i przećwiczona.

Podkreślam jeszcze raz – przygotowana i przećwiczona, osiemdziesięciominutowa prezentacja. Można? Można. Wiele razy słyszę od uczestników moich szkoleń: „Adam, ja nie mam tyle czasu na ćwiczenie prezentacji”. Ciekawe, że Steve Jobs miał czas. Może, hmm…, może po prostu uważał to za coś ważnego?

Przygotowana i wyćwiczona, osiemdziesięciominutowa prezentacja. A gość z firmy Cingular nie dał rady mówić bez karteczek przez zaledwie kilka minut (od około 68 minuty). Niezły kontrast.

Zauważ, jak prostymi słowami posługuje się Steve Jobs w tym wystąpieniu. Przecież on na pewno doskonale znał różne techniczne szczegóły iPhone’a. A jednak nie mówi o nich technicznym żargonem! Opowiadając o technologii „multi-touch” mówi, że ona działa jak czary! Takich porównań jest więcej:

• „oprogramowanie na telefonach jest jak taki program-niemowlę”,
• „zaprojektowaliśmy coś cudownego do Twojej dłoni”
• „jest naprawdę cienki, jest cieńszy od każdego smartfonu dostępnego na rynku”.

Zwróć uwagę na posługiwanie się pytaniami. Brzmi to zupełnie tak, jakby Steve Jobs czytał w myślach słuchaczy i odpowiadał na pytania, które pojawiają się w ich głowach: „Po co chcemy instalować na telefonie tak wyszukany system operacyjny? Bo ma wszystko, czego potrzebujemy!”.

Nie zabrakło użycia cytatów: jeden należał do autorytetu w branży (jakby Steve Jobs sam nie był jednym z nich), drugi do znanego hokeisty.

Fantastyczna jest część demonstracyjna. Zadbano o to, żeby publiczność widziała zarówno to, co wyświetla się na ekranie urządzenia, jak również to, jak Steve Jobs je obsługuje. Z dzisiejszej perspektywy ta część może się wydawać przydługa. W 2021 roku jesteśmy przyzwyczajeni do tego interfejsu, dotykowego ekranu, przewijania palcem treści na ekranie. Ale pamiętaj, że wtedy to była nowość i ci ludzie widzieli to pierwszy raz w życiu (stąd takie entuzjastyczne reakcje na coś tak oczywistego dla nas, jak przewijanie treści na ekranie smartfonu).

Obejrzyj demonstrację funkcji Iphone’a. Niby od niechcenia Steve Jobs wykonuje telefon do jednego z pracowników Apple. Nagle, jakby przypadkiem, dzwoni do Steve’a inny z pracowników. To wszystko, oczywiście, jest zaplanowane i służy zademonstrowaniu fantastycznych możliwości iPhone’a jako telefonu. Ta prezentacja to prawdziwe przedstawienie, wyreżyserowane, przygotowane w najdrobniejszych szczegółach!

W osiemdziesiąt minut przekazuje się dużo treści. Jak zadbano o to, żeby ludziom łatwiej było zapamiętać to, co usłyszeli i zobaczyli? Powtarzanie! Zwróć uwagę, jak po częściach demonstracyjnych następuje „powtórka” – kilka slajdów pokazujących te funkcje, które chwilę wcześniej zostały pokazane podczas demonstracji.

Bezcenny dla odbioru całej prezentacji jest entuzjazm samego prelegenta. Steve Jobs autentycznie cieszy się i okazuje tę radość z faktu opracowania tak rewelacyjnego produktu, jakim okazał się iPhone.

Zauważ sposób prezentacji ceny („to za ile powinniśmy sprzedawać iPhone’a?”). Najpierw pokazanie kontekstu: iPod kosztuje tyle, obecne smartfony mniej więcej tyle, ale nawet te dwa połączone urządzenia nie mają tyle możliwości, co iPhone! To po ile go sprzedawać? I na tym tle następuje prezentacja ceny dwóch wariantów iPhone’a. Mistrzostwo!

I jeszcze jedna rzecz: skromność. Zwróć uwagę na sformułowanie: „mieliśmy dużo szczęścia w Apple” (że mogliśmy wprowadzić takie innowacyjne produkty). Nie „zobaczcie, jacy jesteśmy wielcy i doskonali”, tylko „mieliśmy dużo szczęścia”. Każdy wie, że to nie kwestia szczęścia, ale brzmi to skromnie i dobrze się tego słucha. Nikt nie lubi chwalipięt.

Nie obyło się bez problemów. W 75 minucie przestał działać „klikacz”. Jak widać, zdarza się nawet najlepszym. Jak wybrnął z tego Steve Jobs? Opowiedział zabawną historię, żeby dać sobie i ludziom od techniki czas na rozwiązanie problemu.

Co możesz z tego wszystkiego wziąć dla siebie?

Zacznijmy od tego, jak wygląda struktura tej prezentacji „w pigułce”:

• Na wstępie nie było „sucharów” i prezentacji agendy. Było wzbudzenie ciekawości. Dwoma prostymi zdaniami.
• Potem zapowiedź trzech głównych części prezentacji (tutaj to były trzy urządzenia). Do pewnego stopnia to było „powiedz, o czym powiesz”, ale w jakże nieoczywistej i atrakcyjnej postaci! Bez spojlerów!
• Następnie, jasne określenie problemów, które są do rozwiązania. 
• W kolejnym etapie pokazanie, jak dokładnie te problemy zostaną rozwiązane przez iPhone’a (omówienie i demonstracja funkcji oraz korzyści, których te funkcje dostarczają).
• Powtórzenie najważniejszych rzeczy, żeby lepiej zapadły w pamięć.
• Kolejne kroki i harmonogram – dowiedzieliśmy się, kiedy startuje sprzedaż w USA, kiedy w Europie, a  kiedy w Azji. Usłyszeliśmy o partnerstwach z Google, Yahoo i Cingular. W skrócie: co, kto i kiedy zrobi.
• Na koniec idealne byłoby wezwanie do działania, którego w tej prezentacji nie było. Jeśli myślisz, że odważę się krytykować Steve’a Jobsa, to od razu wyprowadzę Cię z błędu. W tej konkretnej sytuacji wezwanie do działania nie miało sensu. Słuchaczami nie byli ludzie, którzy potem stali w kolejkach przed salonami Apple Stores, tylko (z tego, co wiem) wybrani pracownicy Apple. O wezwaniu do działania piszę, bo w Twojej sytuacji to, prawdopodobnie, będzie najlepsze możliwe zakończenie prezentacji. Szczególnie, jeśli coś sprzedajesz, uczysz czegoś innych ludzi, albo prezentujesz przed swoimi współpracownikami.

Ta prezentacja była długa. Godzina i dwadzieścia minut. Utrzymanie uwagi słuchaczy przez tak długi czas byłoby praktycznie niemożliwe, gdyby ktoś chciał tak długo po prostu mówić i pokazywać slajdy.

Ale w tym przypadku mamy różnorodność form:

• wykład ze slajdami,
• demonstrację funkcji produktu,
• żarty,
• cytaty,
• muzyka,
• wideo,
• rozmowy telefoniczne na żywo (z ludźmi na widowni, żeby było ciekawiej),
• występy gościnnych prelegentów (to akurat były te słabsze momenty, ale zmiana twarzy na scenie „odświeża” uwagę słuchaczy),
• storytelling (może nieco spontaniczny – wymuszony awarią „klikacza”, ale jednak.

Uwagę zapewniała też zwykła ludzka ciekawość. Steve Jobs nie dał wszystkiego na tacy,  tylko sprawnie prowadził słuchaczy przez kolejne części prezentacji, pokazywał problemy i przedstawiał rozwiązania, zadawał pytania i wskazywał odpowiedzi.

Dobra, bo już ponad półtora tysiąca słów za nami. Podsumujmy te siedemnaście prezentacyjnych lekcji od Mistrza Jobs’a:

1. Proste, mocne rozpoczęcie. Nie musisz być kolejnym nudziarzem, który w pierwszych słowach prezentacji gada o sobie i streszcza całość swojego wystąpienia zabijając całą ciekawość.
   Nie musisz też robić z siebie klauna, chcąc za wszelką cenę zwrócić na siebie uwagę.
2. Skromność. Po prostu. Jeśli ludzie poczują, że traktujesz ich z góry, już po Tobie. Gdy uwierzą, że jesteś jednym z nich, są Twoi.
3. Odrobina poczucia humoru. O ile towarzyszy jej myślenie. Nie będę rozwijał tego wątku – kulturalny człowiek wie, jakie żarty są „na miejscu”, a jakich należy unikać.
4. Przemyślana struktura treści. Piszę o tym więcej tutaj i tutaj.
5. „Zasada trzech”. Dużą całość podziel na trzy mniejsze części. Ludziom będzie łatwiej zrozumieć i zapamiętać.
6. Doskonałe przygotowanie. Nie, nie chodzi o to, żeby wyuczyć się treści na pamięć. Chodzi o to, żeby wystarczająco dużo razy przećwiczyć wystąpienie. Wiedzieć co i kiedy powinno się wydarzyć.
7. Proste słowa. Zarzuć ludzi żargonem, którego nie rozumieją i zobacz, co się stanie. Albo oszczędź sobie kłopotów i od razu zredaguj treść wystąpienia tak, żeby zrozumiał je dwunastolatek.
8. Korzystanie z pytań. Zadawaj pytania i odpowiadaj. To stymuluje uwagę.
9. Używanie cytatów. To taki rodzaj „społecznego dowodu słuszności”, o którym pisze pan Cialdini.
10. Demonstracja. Zamiast opowiadać, jak coś działa, zademonstruj. Sprzedajesz „spożywkę”? Poczęstuj. A może farby, których brud się nie ima? Przynieś kupcowi pomalowany nią kawałek regipsu, kredki i zmywak. Wysil się i zrób z uczniami eksperyment. Zaproś klienta do swojej fabryki.
11. Różne formy wystąpienia. Gadająca sylwetka w towarzystwie ekranu ze slajdami szybko się znudzą. Coś się musi dziać. Co kilka minut powinno wydarzyć się coś innego. Zwróć uwagę, jak są robione filmy – co kilka sekund jest zmiana sceny lub przynajmniej planu. No dobra, może poza tureckimi serialami, gdzie zbliżenie na cierpiącą twarz głównej bohaterki może trwać długie minuty.
12. Slajdy nie są do czytania – ani przez publiczność, ani przez Ciebie. Slajdy są do ilustrowania Twojej wypowiedzi. Jak obrazki w książce dla dzieci. I są za darmo, możesz ich zrobić „pińcet”, jeśli potrzebujesz. Serio.
13. Powtarzaj. Żeby ludzie coś zapamiętali, trzeba im to powtórzyć. Kilkukrotnie.
14. Entuzjazm. Prezentuj z przekonaniem i entuzjazmem. Jeśli Ciebie ten temat nie „jara”, dlaczego kogoś miałby zainteresować?
15. Opanowanie. Rzeczy niespodziewane mogą się wydarzyć. Miej plan „B”, reaguj z opanowaniem.
16. Cena w odniesieniu. Pokaż ofertę w porównaniu z czymś, co słuchacze znają, do czego mogą ją odnieść.
17. Storytelling. Opowiedz historię. Albo kilka. Byle na temat i świadomie, w konkretnym celu.

A wiesz, co jest świetne w tym wszystkim? Te rzeczy możesz natychmiast zastosować. Spróbuj i zobacz, jak zmieni się odbiór i skuteczność Twoich wystąpień!

Znasz kogoś, kogo zainteresuje ten artykuł? Udostępnij! Przyciski są po lewej stronie.

Artykuł 17 prezentacyjnych lekcji od Steve’a Jobs’a pochodzi z serwisu MocPrezentacji.pl - Adam Libera.

Co chcesz osiągnąć?

Każde wystąpienie powinno być po coś. Każde. Jeśli zamierzasz przemówić do ludzi tylko dlatego, że „wypada coś powiedzieć”, to daj sobie spokój dla dobra wszystkich.

Twoje prezentacje na co dzień mają pewnie cele związane z wynikami. Tym razem możesz skupić się na emocjach ludzi, przed którymi wystąpisz. Proponuję określić cel Twojego wystąpienia odpowiadając na pytanie „jak oni powinni się poczuć” w wyniku Twojej przedświątecznej prezentacji. Właściwa odpowiedź na to pytanie pozwoli Ci przygotować naprawdę dobrą bożonarodzeniową przemowę. Konkretna podpowiedź? Proszę bardzo. Ludzie przez cały rok ciężko pracowali. Jedni lubią to miejsce pracy bardziej, inni mniej. Może postaw sobie za cel, by po Twoim świątecznym wystąpieniu pomyśleli sobie coś takiego: „no w sumie to dobrze się tu czuję, czasem bywa ciężko, ale lubię ludzi, z którymi pracuję”. To tylko jedna z możliwości.

Żeby zrobić to dobrze, koniecznie zastanów się nad tym, do kogo będziesz mówić. „No jak do kogo – do ludzi, którzy tu pracują! Co to za rada?” – tak możesz sobie pomyśleć, rozumiem. Ale chodzi mi o coś więcej, niż imiona, nazwiska i stanowiska. Chodzi mi o to, kim są ci ludzie w pracy i poza nią. Zastanów się, co oni słyszą (np. „wirus, kryzys, inflacja itd.”), co widzą (np. „w zeszłym roku świąteczna impreza była z większą pompą – chyba firma ma się słabo”), co myślą i czują (np. „pewnie w przyszłym roku będą zwolnienia, a rata mojego kredytu ciągle rośnie”), co mówią i robią (to akurat pewnie na co dzień obserwujesz), co ich martwi, frustruje, czym się przejmują (dobry menedżer powinien to wiedzieć). Nie ma co ukrywać, ogólna sytuacja nie zachęca do optymizmu, ale możesz wykorzystać tę okazję, to konkretne wystąpienie, żeby pozytywnie wpłynąć na nastroje w pracy.

Szanuj czas – Twój i słuchaczy

Zaplanuj krótkie wystąpienie. „Krótkie” znaczy najwyżej 15-20 minut. Jak prezentacja na konferencji TED. To naprawdę wystarczy i właśnie nagrania wystąpień na TED wraz z ich dziesiątkami milionów wyświetleń są najlepszym dowodem. Nie musisz przemawiać przez godzinę, żeby zrobić wrażenie i osiągnąć zamierzony efekt. Nie tylko nie musisz, ale wręcz nie wolno Ci.

Jak zacząć?

Początek świątecznego wystąpienia w pracy nie musi być sztywny i oficjalny. Może uda Ci się trochę rozluźnić atmosferę?

Parę tygodni temu pracowałem z klientką właśnie nad takim przemówieniem planowanym na przedświąteczne spotkanie w firmie. Wypracowaliśmy niezły pomysł na rozpoczęcie – kilka-kilkanaście dużych zdjęć z poprzednich „wigilii firmowych” wyświetlanych na ekranie, w pętli, na kilka minut przed rozpoczęciem, gdy ludzie się „schodzą”. Prosta koncepcja, przywołująca miłe wspomnienia, działająca na emocje, wprowadzająca ludzi w odpowiedni nastrój. Będzie Ci łatwiej rozpocząć wystąpienie, gdy przed sobą zobaczysz uśmiechniętych ludzi rozmarzonych wspomnieniami „starych, dobrych czasów”. Zwłaszcza, jeśli masz tremę.

Pamiętaj podziękować

Tego nie może zabraknąć w Twoim przedświątecznym wystąpieniu. Na co dzień w pracy prawdopodobnie zbyt rzadko używasz słowa „dziękuję”. A na pewno masz za co podziękować ludziom, z którymi pracujesz. Nawet, jeśli zwykle myślisz o swoich współpracownikach tak, jak niegdyś Tomasz Lis mówił o kolegach z „Faktów” TVN (słynny cytat sprzed lat: „z baranami po prostu nie można pracować”), to teraz, przed Świętami, pomyśl o tym, ile razem osiągacie i czy udałoby Ci się to wszystko w pojedynkę.

Podziękuj ludziom. Ludzie lubią być doceniani. Najlepiej podziękuj konkretnie, nie ogólnie. Idealnie byłoby, gdyby udało Ci się wymienić imię każdego ze słuchaczy wraz z krótką informacją o tym, co świetnego ten ktoś zrobił w mijającym roku. Niestety, to jest możliwe tylko w mniejszych grupach. W większej grupie możesz wymienić z nazwy konkretne zespoły osób – to też dobrze zadziała.

Ostrożnie z żartami

Mniej formalny charakter przedświątecznego spotkania może zachęcić Cię do większej dozy humoru. I słusznie! Pamiętaj tylko, żeby nie „przegiąć”. Jedyną osobą, z której możesz sobie pożartować podczas wystąpienia, jesteś Ty. Żadnych osobistych wycieczek pod adresem kogokolwiek z Twoich współpracowników. „Zabawna historia” może okazać się zabawna tylko dla Ciebie lub dla wszystkich poza osobą, której dotyczy. Może okazać się równie „śmieszna”, co żarty z czyjegoś nazwiska. Lepiej skup żarty na sobie i pokaż, że masz do siebie zdrowy dystans. To jest w sumie dobra porada do każdego, nie tylko przedświątecznego wystąpienia.

Patrz w oczy i uśmiechnij się, w końcu życzysz „Wesołych Świąt”

To ciągle zaniedbywany aspekt wystąpień. Ludzie przejmują się „mową ciała”, martwią się „co zrobić z rękami?”, a zapominają o dwóch najważniejszych rzeczach – uśmiechu i kontakcie wzrokowym. Uśmiechaj się i patrz ludziom w oczy. Mówisz do nich, nie do swojego laptopa, ekranu na ścianie, podłogi, sufitu ani okna. Popatrz na każdego. Uśmiech jest zaraźliwy i mocno wesprze pozytywny odbiór Twojej świątecznej (i każdej innej) przemowy.

Naprawdę, Twój autorytet nie ucierpi, jeśli przyjmiesz przyjazny wyraz twarzy. To nie stypa, tylko spotkanie przed radosnymi Świętami!

Jak zakończyć?

Zawsze zachęcam moich klientów i uczestników moich szkoleń do kończenia prezentacji konkretnym wezwaniem do działania. Żadnych tam sucharskich „dziękuję za uwagę”. W przypadku przedświątecznego wystąpienia możesz po prostu złożyć oryginalne i szczere życzenia z odrobiną humoru (patrz akapit „ostrożnie z żartami”). Możesz też na koniec zaprosić do konsumpcji, jeśli urządzacie w pracy świąteczny poczęstunek.

Warto zrobić to dobrze

Nie zaniedbaj tego wystąpienia. To dobra okazja na wzmocnienie relacji z ludźmi w pracy. Może pomóc poprawić nastrój w tych pełnych absurdów czasach. Przeznacz trochę czasu na przemyślenie tego, co chcesz i możesz osiągnąć tym wystąpieniem. Zastosuj to, o czym napisałem powyżej. Czasem drobne rzeczy potrafią dać widoczne efekty!

Życzę Ci, żeby te nadchodzące Święta udało Ci się spędzić dokładnie tak, jak chcesz. A jeśli czeka Cię takie przedświąteczne wystąpienie, o jakim piszę w tym artykule, to życzę Ci, by ono zostało zapamiętane przez jego uczestników jako najlepsze wystąpienie ze wszystkich, jakie widzieli! Wesołych Świąt!

Artykuł Jak wygłosić świąteczne przemówienie w pracy? pochodzi z serwisu MocPrezentacji.pl - Adam Libera.

Gdzie jest „haczyk”?

Dlaczego trener prezentacji biznesowych pisze o tym, jak nauczyć zespół prezentować nie płacąc trenerowi?

Nie ma „haczyka”! Chcę pomóc. To, że dziś brakuje Ci kasy w budżecie na szkolenia (wiadomo, to jedne z pierwszych pozycji do „cięcia” w kryzysowych czasach), nie znaczy, że Twoi ludzie mają zostać bez możliwości rozwoju.

To jak, wchodzisz w to? No to lecimy!

Zabaw się w doktora

Z rozwijaniem umiejętności jest trochę jak z leczeniem. Żeby lekarz mógł Cię leczyć, musi wiedzieć, co Ci jest. Musi poznać wszystkie objawy, „połączyć” je z konkretną chorobą i zaproponować odpowiednią terapię. Żeby rozwijać umiejętności, trzeba najpierw sprawdzić, co ktoś już umie, a czego nie.

Ty pewnie część „objawów” znasz. Oglądasz prezentacje w wykonaniu ludzi z Twojego zespołu i widzisz, co Ci w nich nie pasuje. Jedne maja brzydkie slajdy. W innych brak logicznej struktury omawianych wątków. Jeszcze inne są „prezentowane” poprzez czytanie z ekranu (jak np. ta w wykonaniu ministra Kamińskiego o ustaleniach w sprawie zatrzymanych nielegalnych imigrantów na granicy z Białorusią). Albo są po prostu nudne i nie do końca wiesz dlaczego (po tym artykule pewnie będziesz wiedzieć).

Zmartwię Cię: możliwe, że jest jeszcze gorzej niż myślisz. Często obszar „nieuświadomionej niekompetencji” jest większy niż nam się wydaje. Chodzi o zakres „nie wiem, że tego nie umiem”. Na pocieszenie powiem, że mając listę „objawów”, którą znajdziesz poniżej, będzie Ci łatwiej zidentyfikować obszary wymagające poprawy.

Jak ja to robię? Zanim w ogóle spotkam się z uczestnikami projektu szkoleniowego, proszę ich o wykonanie następujących zadań:

1. Odpowiedzenie na kilka pytań – czym się zajmują zawodowo (na czym polega ich praca), w jakich okolicznościach i dla kogo prezentują, czy to lubią i dlaczego, co sprawia im trudność, czego chcą się nauczyć. Część z tych odpowiedzi będzie dla Ciebie oczywista. Ja muszę o to spytać będąc „człowiekiem z zewnątrz”, jeśli chcę przygotować jakościowy program.
2. Przygotowanie i przesłanie do mnie nagrania wideo z wystąpieniem. Na nagraniu ma być widać całego prelegenta i ekran ze slajdami. I słychać też musi być. W zupełności wystarcza nagranie kamerą w smartfonie. Ludzie nagrywają w domu (np. z laptopem podłączonym do telewizora) lub w salce konferencyjnej w biurze. Dla mnie to niezwykle wartościowy materiał do przygotowania programu szkoleniowego. Tobie też da wiele informacji o tym, co Twój zespół już umie, a nad czym powinien popracować.

Kolejny etap w moim procesie polega na samodzielnej ocenie swojego wystąpienia. Proszę uczestników o obejrzenie ich własnego nagrania i jego samodzielną ocenę – dostarczam uczestnikom formularz online. W formularzu zadaję konkretne pytania oraz stwierdzenia, z którymi uczestnicy mogą się zgodzić lub nie.

Pytam o:

• cel prezentacji (pytanie otwarte)
• wprowadzenie (czy przyciągało uwagę),
• trzymanie się tematu (np. brak zbędnych dygresji),
• ilość informacji (odpowiednia – nie za dużo i nie za mało)
• strukturę (logiczne następstwa czy chaos)
• użyte sposoby zyskania/utrzymania uwagi słuchaczy
• przesłanie (limit 160 znaków – test na zwięzłość wypowiedzi)
• ilość tekstu na slajdach
• ocenę tonu głosu i tempa wypowiedzi
• użyty język (proste słowa, krótkie zdania)
• poprawność gramatyczną
• przekonanie co do prezentowanych treści
• posługiwanie się pytaniami
• kontakt wzrokowy
• ocenę gestykulacji i postawy
• ogólną ocenę całości
• propozycje zmian – elementów, które sami chcieliby zrobić inaczej
• i jeszcze parę innych

Z informacji zwrotnych od uczestników i menedżerów zlecających szkolenia wiem, że ten etap diagnozy i samooceny ma dla nich wielką wartość i sam w sobie już dużo daje. Zmusza do refleksji nad własnym wystąpieniem. A jeszcze nawet nie zdążyliśmy się spotkać na warsztatach! Ten etap potrafi „otworzyć oczy” nawet ludziom, którzy wcześniej nie dostrzegali potrzeby istotnych zmian w swoim podejściu do prezentacji.

Jednocześnie, ten etap programu podnosi koszt całego przedsięwzięcia i dlatego oferty typu „jednodniowe szkolenie z autoprezentacji za 5000 zł netto” są tego elementu pozbawione. Nic dziwnego – na każdego uczestnika przeznaczam w tej części projektu minimum dwie godziny. Czyli minimum 16-20 godzin na całą grupę uczestników. Co najmniej dwa-trzy razy oglądam każde nagranie analizując je przez pryzmat wszystkich istotnych kryteriów. A następnie piszę dla każdego uczestnika indywidualną informację zwrotną do tego materiału (nagranie + samoocena). I dostarczam te informacje każdemu uczestnikowi jeszcze przed szkoleniem stacjonarnym (lub online). No chyba, że uczestnik przesyła mi nagranie w przeddzień warsztatów – wtedy zdarza mi się nie wyrobić. Ale po coś przecież umawiamy się na minimum siedem dni przed terminem spotkania! Jednak kiedy obie strony dotrzymują warunków, wszystko przebiega świetnie.

Jak Ty możesz to zrobić:

1. Poproś każdą osobę z zespołu o nagranie swojego wystąpienia na wideo i przesłanie go do Ciebie. Ważne: zadbaj o komfort emocjonalny Twoich ludzi – wyjaśnij im, po co to nagranie i zapewnij, że nikt poza Tobą i Waszym zespołem tego nie obejrzy.
   Podpowiedź: ja zawsze proponuję uczestnikom, żeby nie przygotowywali w tym celu nowych prezentacji, tylko użyli jakichś niedawno przygotowanych.
2. Po otrzymaniu nagrań poproś Twój zespół o dokonanie samodzielnych ocen swoich nagrań według kryteriów, które opisałem powyżej.
3. Przeanalizuj nagrania i samooceny.
4. Przygotuj i roześlij informacje zwrotne – dla każdej osoby indywidualną ocenę i wysłaną tylko do tej osoby.

Na jedną osobę w zespole potrzebujesz około dwie godziny. To dużo, ale warto ten czas zainwestować. Analiza nagrań da Ci informację o tym, nad czym Twoi ludzie potrzebują popracować, żeby robić lepsze prezentacje biznesowe. Z kolei Twoje informacje zwrotne, jeśli dobrze je przygotujesz, bardzo pomogą Twoim ludziom rozwijać umiejętności prezentacji.

W programie najpierw rzeczy najważniejsze

Po etapie diagnozy zabieram się do przygotowania programu warsztatów stacjonarnych. Nie podam Ci tutaj gotowego scenariusza, bo takiego nie mam. Zawsze przygotowuję indywidualny – na podstawie tego, czego dowiedziałem się analizując nagrania, czytając samooceny i oczekiwania uczestników oraz rozmawiając z ich menedżerem. Każda grupa uczestników to inne warsztaty – inne potrzeby, inne oczekiwania, inne „proporcje” tematów. Napiszę Ci za to, nad jakimi tematami najczęściej pracuję z uczestnikami:

• Określanie celu prezentacji – że niby oczywiste? Być może, ale 9 na 10 osób (moje obserwacje) robi to źle. Więcej wyjaśniam w tym artykule: https://mocprezentacji.pl/dlaczego-tak-wiele-prezentacji-to-strata-czasu/
  
  Przeprowadź ze swoim zespołem ćwiczenie – niech każdy zredaguje cel swojej prezentacji. Omówcie te cele w grupie przez pryzmat kryteriów, o których piszę we wspomnianym tekście.
• Analiza słuchaczy – możliwie najdokładniejsza. Coś jak określenie „persony” i „idealnego klienta” w marketingu. Kim są słuchacze? Jakie mają problemy? Co wiedzą na temat, o którym jest prezentacja? Jakie mogą mieć pytania?
  Im lepiej zrobiony ten etap, tym lepsza prezentacja. I bardziej interesująca dla słuchaczy.
  
  Koniecznie to przećwiczcie, np. przy pomocy takiego narzędzia jak „mapa empatii” – w sieci jest pełno szablonów do pobrania, wystarczy wpisać w wyszukiwarkę.
• Określenie przesłania – gdyby cała prezentacja miała się zmieścić w 160 znakach, to jak by to brzmiało? Czemu 160 znaków? Kiedyś był taki limit SMS, pamiętasz? Czy tylko ja jestem taki stary? Wyobraźcie sobie, że uczestnik prezentacji (np. klient) po zakończeniu spotkania ma wysłać taki SMS do swojego szefa. Jaka będzie jego treść? Co ma zostać w głowach słuchaczy po prezentacji?
  
  Optymalne ćwiczenie do tego tematu to właśnie te 160 znaków. Możesz użyć narzędzia na mojej stronie: https://mocprezentacji.pl/160-2/
  
  Przygotujcie Wasze „przesłania” i omówcie je w grupie. Upewnijcie się, że właśnie takie myśli powinny zostać w głowach Waszych słuchaczy po Waszych prezentacjach.
• Jak dobrze zacząć prezentację – kilka naprawdę „godnych” propozycji znajdziesz w moim artykule: https://mocprezentacji.pl/jak-dobrze-zaczac-prezentacje/. Inne zobaczycie w wystąpieniach, które wymieniam poniżej, w akapicie dotyczącym „inspirujących wystąpień”.
• W jaki sposób ułożyć treść wystąpienia, czyli struktura – ten temat opisałem w ubiegłym tygodniu: https://mocprezentacji.pl/gotowy-schemat-prezentacji-dla-kama-na-spotkanie-w-sieci/ i parę miesięcy wcześniej: https://mocprezentacji.pl/siedem-elementow-skutecznej-prezentacji-infografika/. Chodzi o to, żeby prezentacja nie była zlepkiem przypadkowo ułożonych wątków, tylko przemyślaną, zaplanowaną opowieścią.
• Jak zrobić slajdy, które nie przeszkadzają słuchaczom słuchać (niestety większość ludzi robi właśnie takie przeszkadzające). Sporo „mięsa” do tej części znajdziesz w tym artykule: https://mocprezentacji.pl/jak-zrobic-dobre-slajdy-do-prezentacji-7-zasad/
  
  Podstawowe kwestie:
  • Slajdy są za darmo, zrób ich tyle, ile potrzebujesz;
  • Jeden wątek = jeden slajd. Lepiej mieć sto prostych slajdów i zmieniać je co parę sekund niż gadać kwadrans przy jednym skomplikowanym slajdzie.
  • Unikaj tekstu (najwyżej kilka słów na slajd).
  • Za to używaj obrazów i symboli. Slajdy są ilustracją Twojej wypowiedzi, nie jej zamiennikiem.
    
    
    Istotne do uświadomienia sobie tutaj jest to, że inne slajdy robimy do prezentowania, a inne do wysłania mailem. Te drugie to nie żadna prezentacja, tylko po prostu dokument ze stronami w układzie poziomym. Dokument do czytania. Inaczej projektuje się treści do czytania, a inaczej te, które mają być ilustracją prelekcji. Dosyć oczywista i podstawowa sprawa, ale wiele osób wydaje się o tym zapominać. I nie tłumaczcie się brakiem czasu. Albo robimy coś porządnie, albo wcale.

To są żelazne punkty, które znajdują się w programie każdych moich warsztatów. Dlaczego? Bo zazwyczaj w nagraniach widzę, że te fundamentalne tematy „kuleją”.

Prawie zawsze lub bardzo często pojawiają się też inne aspekty:

Jak sobie poradzić z tremą i stresem przed wystąpieniem

Jak ja „lubię” ten temat. Prawda jest taka, że tremę i stres najlepiej „załatwia” porządne przygotowanie (=uczciwe „ogarnięcie” punktów, które opisałem powyżej + kilkukrotne przećwiczenie wystąpienia). Sam Dale Carnegie podobno powiedział: „Tylko przygotowany mówca zasługuje na pewność siebie”. Ale wiadomo, jak dzisiaj jest – ludzie chcą zrobić tak, żeby zarobić, ale się nie narobić. Chcą zabłysnąć na scenie bez tremy i stresu, ale żeby tak zainwestować godzinę dziennie przez dwa tygodnie to już nie, to za dużo. Chyba, że na nowy sezon serialu na Netfliksie – na to czas zawsze się znajdzie, prawda?

No, ale OK, klient nasz pan. Skoro uczestnicy często oczekują ode mnie „magicznych pigułek” (które nie istnieją) na tremę i stres, to chciałbym dać im narzędzia, które mogą im pomóc. Poza wielokrotnym podkreślaniem wagi przygotowania (ze wszystkimi jego elementami), rozmawiamy między innymi o aspektach takich, jak:

• fakt, że przyczyny (potrzeba akceptacji, naturalny lęk przed oceną) są nie do wyeliminowania;
• ograniczony wpływ na to, co inni myślą;
• niepełna kontrola, nieuchronność rzeczy nieprzewidzianych;
• wartość rozwojowa ewentualnej porażki;
• korzyści z racjonalnego myślenia;
• analiza scenariuszy (np. co najgorszego może się stać?);
• potęga doświadczenia;
• identyfikacja własnych blokujących przekonań;
• techniki wizualizacji;
• wpływanie na emocje przy pomocy własnego ciała („postawy mocy”, oddech itd.);

Mowa ciała w prezentacjach

Ten temat jest dla mnie o tyle ciekawy, że obserwuję tu pewien paradoks: wiele osób się tym przejmuje i o to pyta („co zrobić z rękami?” „jak gestykulować?”, „stać czy siedzieć?”, „chodzić czy stać?” itp.), a w rzeczywistości mało kto ma z tym jakieś istotne problemy.

Dla mnie ten temat jest jednym z ostatnich, jakimi należy się zajmować rozwijając swoje umiejętności związane z wystąpieniami.

Dlaczego?

1. Bo „mowa ciała” to jest forma. Formą zajmij się, gdy masz pewność, że z treścią jest wszystko w porządku. Cel, słuchacze, przesłanie, potem struktura i cała treść do wygłoszenia.
2. Przez moje szkolenia przeszły setki osób. Przeanalizowałem niezliczoną liczbę nagrań wystąpień. Naprawdę, problemy dotyczące gestykulacji, postawy i ruchu występują bardzo, bardzo rzadko. Jeśli Twoi ludzie nie robią czegoś w stylu „ministerstwa głupich kroków” z Monty Pythona, to prawdopodobnie nie macie się czym przejmować.
3. Temat jest nieco „przereklamowany”, choćby z powodu popularyzacji „Mitu Mehrabiana” – o tym cały artykuł tutaj: https://mocprezentacji.pl/najwieksze-klamstwo-o-wystapieniach-publicznych/.

Co jest najważniejsze?

Uważam, że są dwa najważniejsze aspekty dotyczące mowy ciała podczas prezentacji:

1. Prelegent ma być sobą i zachowywać się naturalnie. Przykład: jeżeli na co dzień jesteś bardzo ekspresyjną osobą, dużo gestykulujesz i szybko chodzisz, a podczas prezentacji staniesz jak słup ze stopami przyklejonymi do podłogi i z dłońmi złożonymi „w piramidkę”, to ludzie (jeśli Cię znają) będą się zastanawiać, co Ci się stało, zamiast Cię słuchać. Od razu dostrzegą sztuczność i ucierpi na tym wiarygodność treści, które chcesz przekazać. I odwrotnie – jeśli masz bardzo spokojną naturę, oszczędnie operujesz gestami i ruchem, a podczas wystąpienia będziesz się zmuszać do nienaturalnych dla Ciebie form ekspresji, to efekt będzie taki sam. Masz być sobą.
2. Prelegent ma być w stałym kontakcie wzrokowym ze słuchaczami. Ten (moim zdaniem najważniejszy) aspekt „mowy ciała” w wystąpieniach często „szwankuje”. U dosyć dużej liczby osób obserwuję trudności w utrzymaniu kontaktu wzrokowego z publicznością. Z czego to wynika? Głównie z nieprzygotowania. Ludzie nie umieją swojego wystąpienia, bo go nie ćwiczyli, więc czytają z ekranu – tego dużego (jak to czynił wspomniany minister Kamiński) albo z własnego laptopa.
   
   Kontakt wzrokowy ze słuchaczami to absolutnie niezbędny element dobrego wystąpienia. Jeśli Twoi ludzie „uciekają” wzrokiem od oczu słuchaczy w podłogę, ekran albo okno, to muszą to ćwiczyć. Pomaga prosta demonstracja – poprowadź fragment prezentacji przed swoim zespołem – przez część wystąpienia trzymaj kontakt wzrokowy (po 2-3 sekundy z każdą osobą), przez drugą część starannie unikaj ich wzroku. Niech sami ocenią, która część była dla nich atrakcyjniejsza w odbiorze – porozmawiajcie o tym.
   
   Koniecznie to przećwiczcie, bo wielu osobom to sprawia trudność, a jest fundamentalne dla skutecznych prezentacji. Najtrudniej mogą mieć osoby, które nawet podczas zwykłej rozmowy z drugim człowiekiem nie umieją patrzeć w oczy. Musicie zwrócić na to uwagę i dobrze to przepracować.

Trudne sytuacje i trudne pytania podczas prezentacji

I tu znowu „przysucharzę”: dobre przygotowanie pozwala uniknąć wielu trudnych sytuacji podczas wystąpienia. Dobre przygotowanie (np. analiza słuchaczy i ich możliwych pytań) sprawia, że odpowiedzi na trudne pytania znajdują się w prezentacji, dzięki temu te pytania nie padną.

Ale, jak wspomniałem wcześniej, zawsze zdarzą się rzeczy, których nie sposób przewidzieć. Rzeczy, nad którymi warto, żebyście popracowali:

• Czas zainwestowany w przygotowanie zwróci się. Czas zmarnowany na snucie czarnych scenariuszy i zamartwianie się – nie.
• Przewidź wszystko, co możesz przewidzieć.
• Elementem przygotowania jest analiza poprzednich wystąpień – co poszło dobrze, a co poszło źle i jak tego uniknąć w przyszłości? Czego nie przewidzieliśmy? Dlaczego? Jak uniknąć powtórki? „After action review” to obowiązkowy punkt działania po prezentacji.
• Lista kontrolna przed prezentacją – sprawdzenie sprzętu, zapewnienie zapasowego sprzętu, kopia zapasowa danych, wizja lokalna, kontakt z osobami od techniki na miejscu wystąpienia.
• Zarządzanie przeszkadzającymi uczestnikami.
• Aktywizowanie „wyłączonych”.
• Postępowanie w przypadku „wtopy”, która została zauważona.
• Zmiana postrzegania pytań od słuchaczy (cieszymy się z nich, doceniamy, czasem parafrazujemy, zawsze zapisujemy, żeby następnym razem podobne nas nie zaskoczyło, a jeśli nie znamy odpowiedzi, to nie kombinujemy jak Morawiecki o cenie chleba).

Jak zrobić to w PowerPoincie (lub innym oprogramowaniu)

Nie robię dedykowanego wykładu na ten temat, bo to się nie sprawdza. Sprawdza się za to wzajemna wymiana podpowiedzi w czasie pracy nad slajdami. Podczas moich warsztatów mamy taki moduł, w ramach którego uczestnicy samodzielnie pracują nad slajdami. Podczas tego ćwiczenia na bieżąco omawiamy pojawiające się pytania. Po co teoretyzować, omawiać wszystkie przyciski na „wstążce” i skróty klawiszowe, skoro można odnieść się do konkretnych oczekiwań uczestników?

Zauważyłem, że to fajnie stymuluje współpracę w zespole. Ktoś spośród Twoich ludzi nie wie, jak zrobić wykres typu „wodospad”, ale ktoś inny to wie. Ktoś nie umie korzystać z animacji, a ktoś inny umie. I oni prawdopodobnie chętnie sobie nawzajem pomogą. Zdarzyło się kilka razy tak, że nawet ja się czegoś nauczyłem o PowerPoincie od uczestników!

Spróbuj tego podejścia w Twoim zespole i zobacz, jak dzieje się magia. Ludzie zaczynają zauważać, jak bardzo mogą sobie wzajemnie pomóc i liczyć na siebie, gdy pojawiają się problemy. Przynajmniej ja mam takie obserwacje z moich warsztatów.

Prezentacje online

Temat prezentacji online zrobił się modny dosyć nagle, z wiadomych powodów. Jeśli Twój zespół często prezentuje przez „internety”, to proponuję zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Twarz prelegenta ma być dobrze oświetlona. Nie trzeba kupować specjalnej lampy dla jutiuberów. Wystarczy np. odbić światło zwykłej biurkowej lampki od białej ściany.
• Oczy na poziomie linii dzielącej wysokość ekranu w proporcji 1:2. Aplikacja „Aparat” w Windowsie może Ci pomóc to ustawić.
• Tło bez rozpraszaczy. Tak, „goła” ściana będzie lepsza niż regał z książkami. O usunięciu z kadru stojaka z suszącym się praniem chyba nie muszę wspominać?
• Jakość dźwięku ma ogromne znaczenie. Wydanie dwustu złotych na przyzwoity mikrofon krawatowy nie powinno być problemem.
• W miarę możliwości podłączamy komputer do Internetu kablem. Będzie szybszy transfer niż przez WiFi. Szybszy transfer = lepszy obraz i dźwięk = lepszy odbiór dla naszych słuchaczowidzów.
• Rzecz niezbędna i wymagająca wyćwiczenia to patrzenie w obiektyw kamery podczas prezentowania. Intuicyjnie i naturalnie nasz wzrok kieruje się na ekran komputera – tam mamy twarze innych uczestników „spotkania” online. Ale jeśli prezentujemy online, musimy patrzeć w obiektyw kamery. Wtedy widzowie mają wrażenie, że patrzymy na nich – kontakt wzrokowy!

Koniecznie porządnie przećwiczcie posługiwanie się oprogramowaniem, którego używacie w pracy – Teams czy Zoom, obojętne, byle upewnić się, że ludzie umieją sprawnie tego używać. Żeby potem nie było „teraz proszę chwileczkę zaczekać, bo próbuję udostępnić ekran”.

Jeśli prezentacje online stanowią przytłaczającą większość w Waszym zespole, to proponuję cały proces przeprowadzić przy użyciu narzędzi online. Warunki treningu warto maksymalnie upodobnić do rzeczywistych warunków „bojowych”.

Sesje prezentacji i informacji zwrotnych

Dużą i chyba najcenniejszą część moich warsztatów stanowią sesje wystąpień uczestników. Na początku warsztatów, uczestnicy przedstawiają prezentacje przygotowane przed spotkaniem. Po wystąpieniu otrzymują informacje zwrotne – anonimowe od pozostałych uczestników w grupie oraz obszerną i otwartą ode mnie. Wystąpienia nagrywamy tak, żeby uczestnicy mogli je sobie potem sami oglądać i analizować. Taką samą rundę powtarzamy na koniec szkolenia. Różnice między drugim a pierwszym wystąpieniem są zawsze. A często jest jakościowa przepaść. I o to właśnie chodzi!

Proponuję Ci podobne podejście, bo to naprawdę działa. Wiadomo, że może być Wam trudno wygospodarować dwa-trzy dni na zajęcie się wyłącznie doskonaleniem prezentacji. Jeśli jednak to by się Wam udało – rekomenduję zrobić to poza miejscem pracy. Rozpraszanie bieżącymi tematami w biurze potrafi skutecznie „rozwalić” szkolenie. Możecie natomiast spokojnie nieco rozciągnąć to w czasie i umówić się np. na „prezentacyjne środy”. I co tydzień spotkać się (fizycznie lub online) na godzinę. Obejrzeć jedno lub dwa wystąpienia i omówić je. Dać autorom obszerne informacje zwrotne. W ten sposób wszyscy się uczą. Dzięki rozciągnięciu procesu w czasie łatwiej będzie utrwalić istotne informacje, zbudować nawyk myślenia o najważniejszych aspektach tworzenia i przedstawiania prezentacji. Po kilku tygodniach będziecie prawdziwymi wymiataczami!

Storytelling

Dotykamy tego tematu przy omawianiu struktury – to jest zakres minimum, żeby przekształcić nudny wykład w jakąś sensowną opowieść.

Storytelling to obszerny temat na osobne warsztaty dla zaawansowanych. Do omówienia są najpopularniejsze struktury, według których opowiada się najbardziej wciągające historie. Do przećwiczenia umiejętność konstruowania i opowiadania historii.

Uważam, że to temat do wdrożenia dopiero wtedy, gdy masz pewność, że pozostałe aspekty opisane w tym artykule macie naprawdę dobrze opanowane. Wspominam o nim, bo jest na pewno ważny, ale jeśli w Twoim zespole są do dopracowania podstawy, to storytelling zostawcie sobie na deser.

Prezentacyjne inspiracje od najlepszych

Nie byłoby zbyt dobrym pomysłem szkolić ludzi z prezentacji bez analizowania świetnych wystąpień. Polecam następujące:

• Steve Jobs – prezentacja pierwszego Iphone’a z 2007 roku – rozpoczęcie, struktura, poziom przygotowania prelegenta, prostota slajdów i wiele innych cennych lekcji – https://www.youtube.com/watch?v=VQKMoT-6XSg
• Sir Ken Robinson – „Do schools kill creativity” – najpopularniejsze wystąpienie na ted.com. Doskonała lekcja storytellingu – https://www.ted.com/talks/sir_ken_robinson_do_schools_kill_creativity
• Amy Cuddy – „Your body language may shape who you are” – https://www.ted.com/talks/amy_cuddy_your_body_language_may_shape_who_you_are – dowód, że nawet eksperyment naukowy można zaprezentować w prosty sposób. I konkretne narzędzia na pokonanie stresu przed prezentacją. I dowód na umiarkowany wpływ kontroli „mowy ciała” na odbiór wystąpienia.

Samodzielnie możesz znaleźć więcej inspirujących wystąpień na stronie ted.com. Wybierz „Watch” -> „Ted Talks” i posortuj według „Most viewed”.

Oczywiście, to nie wystarczy, że ludzie je sobie obejrzą. Warto, żebyście obejrzeli je razem i omówili. Zatrzymujcie się w odpowiednich momentach i zwracajcie uwagę na konkretne elementy prezentacji. Z tych trzech wystąpień można wyciągnąć naprawdę dużo.

Jak to wszystko ułożyć?

Na pewno zacząłbym od nagrań, ich samodzielnych ocen i Twojej analizy i informacji zwrotnych dla każdej osoby z zespołu.

Potem proponuję jedną rundę wystąpień ludzi z Twojego zespołu – w formie kilkugodzinnej sesji lub podzielone na kilka krótszych spotkań (np. „prezentacyjne środy”).

Kolejny etap to porcja wiedzy i ćwiczenia poszczególnych elementów (formułowanie celu, analiza słuchaczy – mapa empatii, redagowanie przesłania, układanie struktury, wypełnianie jej treścią, slajdy i inne materiały graficzne). Sporo „mięsa” do tej części znajdziesz na moim blogu.

Myślę, że będzie to korzystne dla Was, jeśli na taki moduł ćwiczeniowy przeznaczycie sobie jeden konkretny dzień, kiedy zajmiecie się tylko tym. Podczas tego dnia powinny powstać nowe, ulepszone prezentacje każdej osoby w Twoim zespole.
Dla rozluźnienia i odmiany możecie przeplatać ćwiczenia wspólnym oglądaniem i omawianiem inspirujących wystąpień.

Gdy wszystkie prezentacje będą gotowe, zróbcie drugą rundę wystąpień z nagrywaniem na wideo i udzielaniem sobie informacji zwrotnych. Założę się o skrzynkę bezalkoholowego piwa, że zobaczycie zmiany w stosunku do pierwszej rundy prezentacji. Zobaczysz je Ty i zobaczą je Twoi ludzie, gdy obejrzą swoje nagrania i porównają je.

Co dalej?

Żeby zmiana była trwała, warto (uwaga: teraz będzie górnolotne sformułowanie) uczynić dbałość o jakość prezentacji elementem Waszej kultury organizacyjnej. Byłoby świetnie, gdybyście wdrożyli nawyk uważnego uczestniczenia w Waszych prezentacjach i dawania sobie informacji zwrotnych.

Myślę, że to zadanie przede wszystkim dla Ciebie jako lidera zespołu, żeby takie działania, za przeproszeniem, stymulować.

Potrzebujesz pomocy?

Jak widzisz, żeby zrobić to wszystko porządnie i uzyskać oczekiwany wynik (zmianę jakości prezentacji dostarczanych przez Twój zespół), trzeba zainwestować dużo czasu i „trochę” się napracować.

Efekt na pewno jest wart tej inwestycji. To już Ty wiesz najlepiej, ile Ty i Twój zespół możecie zyskać na podniesieniu poziomu umiejętności tworzenia i przedstawiania prezentacji biznesowych. Od poprawy efektywności codziennych spotkań aż po bezpośredni wpływ na liczbę zamówień, wartość sprzedaży, zysk.

Zdaję sobie sprawę, że w codziennej gonitwie za targetami i dedlajnami to może być duże wyzwanie. Wierzę, że dacie radę. To kwestia decyzji, czy ten aspekt jest dla Was odpowiednio ważny.

Jeśli przyda Ci się pomoc i zdecydujesz, że jednak lepiej zlecić to komuś, kogo ta robota naprawdę „kręci”, to po prostu do mnie napisz (wystarczy kliknąć tutaj) i będziemy działać!

Znasz kogoś, kogo zainteresuje ten artykuł?

Artykuł Jak nauczyć zespół lepiej prezentować nie płacąc za szkolenie? pochodzi z serwisu MocPrezentacji.pl - Adam Libera.

A jak to faktycznie jest z tą efektywnością komunikacji podczas tych spotkań? Mam uzasadnione wrażenie, że mogłoby być znacznie lepiej…

Skąd moje wątpliwości?

Uczestnikami moich szkoleń z prezentacji biznesowych najczęściej są właśnie KAM’owie, sprzedawcy, przedstawiciele handlowi. I często oglądam w ich wykonaniu prezentacje oparte o schemat „przywitaj się, przedstaw się, pokaż agendę spotkania, omów wszystko po kolei, podsumuj, podziękuj za uwagę”. Nic dziwnego – taką strukturę prezentacji można znaleźć w wielu źródłach. Ona jest trochę jak „Mit Mehrabiana”, powtarzana bezrefleksyjnie jako prawda objawiona. Skoro „wszyscy” ją zalecają, to musi być najlepsza, prawda?

Nie.

Dlaczego?

Bo jest „oklepana”, przewidywalna i, tym samym, nudna jak wykład na uczelni.

Czy można inaczej? Nie tylko można, ale trzeba. Wielu trenerów prezentacji i wystąpień publicznych powie Ci, że trzeba się wyróżnić. Że trzeba zrobić nieprzeciętną, wyjątkową prezentację. Najważniejsze pytanie brzmi: jak zrobić taką prezentację w „powszedniej” rzeczywistości biznesowej? Od razu powiem, że „ładne slajdy” nie są rozwiązaniem.

Ale po kolei.

Oczywiście Ty masz swój cel na to spotkanie, a ta prezentacja ma być narzędziem osiągnięcia tego celu. Być może chcesz, żeby kupiec zaakceptował propozycję warunków handlowych na kolejny rok. Albo chodzi o zalistowanie kolejnego fantastycznego (niewątpliwie) produktu, który Twój pracodawca chce mieć we wszystkich sklepach do końca kwartału. A może wprowadzacie nowy cennik i Tobie przypadła w udziale „przyjemność” sprzedania tej zmiany Twoim klientom?

O cokolwiek chodzi, dobrze przygotowana prezentacja może Ci tylko pomóc osiągnąć cel.

Treść prezentacji proponuję ułożyć według następującej struktury, dzięki której biznesowa prezentacja stanie się ciekawą opowieścią:

Zrób i pokaż „zdjęcie” aktualnej sytuacji.

Pomyśl o dowolnym filmie, który lubisz. Jak on się zaczyna? Co widzisz w pierwszych minutach? Zazwyczaj poznajesz świat głównych bohaterów. Dowiadujesz się, kim są, gdzie i jak żyją, czym się zajmują itd. Potem „coś” się wydarza i zaburza równowagę, w której żyli bohaterowie – tak oto historia staje się coraz bardziej wciągająca. Ale ten obrazek rzeczywistości trzeba widzowi pokazać. Scenarzyści najlepszych filmów doskonale to wiedzą.

Ty jesteś scenarzystą prezentacji biznesowej i też musisz taki obrazek rzeczywistości pokazać klientowi (np. kupcowi). To jest ta część prezentacji, w której pokazujesz i omawiasz kontekst rynkowy, obiektywne dane o sprzedaży Twojej kategorii czy o zachowaniach kupujących. Dynamika liczby sprzedanych opakowań czy detalicznych transakcji w sklepach, poziom dystrybucji, średnie ceny na półce – to przykłady tematów do poruszenia w tej części prezentacji. Naturalnie, mówimy tylko o danych istotnych z punktu widzenia tematu i celu Waszego spotkania. Nie przynoś ze sobą wiadra danych tylko dlatego, że ekipa z trade marketingu albo category managementu zrobiła Ci taki „deck”. Wybierz tylko potrzebne dane. Ta i kolejna część ma odpowiedzieć na ważne pytanie kupca, które brzmi: „dlaczego zawracasz mi głowę, człowieku?”.

Postrasz lepiej niż Niedzielski „czwartą falą”

Strach to potężne narzędzie. Wiedzą to manipulatorzy ze świata mediów i polityki – przez ostatnie kilkanaście miesięcy poszli na całość. Ale zostawmy tę patologiczną bandę. Wróćmy do przyjemniejszego przykładu – tego z filmem. Co się zwykle dzieje we wciągających filmach po tym, gdy już poznamy świat bohaterów w jego „normalnej” postaci? Pojawia się niespodziewana, trudna sytuacja. Jakiś konflikt, zagrożenie spokoju lub bezpieczeństwa naszych bohaterów. To pobudza nasze (widzów) emocje i zwiększa zainteresowanie. Zdążyliśmy polubić bohaterów i boimy się o nich. Nie chcemy, żeby stało im się coś złego!

Skorzystaj z tego mechanizmu w prezentacji. Jeśli chcesz do czegoś przekonać Twojego klienta, odrobina „niepokojącej wizji” może Ci pomóc. Jak to zrobić? Z tego „obrazka” rzeczywistości (przedstawionego w poprzedniej części) powinien wynikać jakiś problem. Już istniejący lub mocno prawdopodobny. Jakieś zagrożenie. Najlepiej dotyczące czegoś, na czym zależy Twojemu klientowi. Na przykład potencjalny spadek marży na kategorii, za którą dany kupiec odpowiada. Twoim zadaniem jest jasno i czytelnie pokazać to zagrożenie – posługując się dowodem w postaci „obrazka” rzeczywistości z poprzedniej części.

Tylko błagam, zrób to etycznie, bez manipulowania danymi, jak to ma w zwyczaju ten pan, którego zdecydowanie zbyt często widzimy ostatnio w telewizorach.

Ty – bohater przybywający na ratunek

Oglądamy dalej nasz film. Oczom bohaterów, których świat się zawalił, ukazuje się światełko w tunelu. I nie jest to pociąg. Oto jest coś, co mogą zrobić, aby wszystko wróciło do normy. Często jest tak, że to „coś” podpowiada im ważna w fabule postać – przewodnik, mistrz, mentor, czyli jakiś czarodziej albo inny emerytowany żołnierz wojsk specjalnych, zaprawiony w ratowaniu świata przed zagładą.

Dla Twojego klienta, tym przewodnikiem, mistrzem, czarodziejem i komandosem masz być Ty. Gdy już wiarygodnie nakreślisz zagrożenie poparte obiektywnymi danymi, czas na propozycję, z którą przychodzisz. Powiedz i pokaż konkretnie, na czym ona polega. Jeszcze nie mów o korzyściach, na razie same konkrety, krótko i na temat.

Proponujesz zmianę warunków handlowych? Pokaż całość propozycji i szczegółowo omów, co będzie inaczej niż dotychczas.

Zmieniacie cennik? Powiedz konkretnie, których produktów, z jakiej ceny na jaką i o ile procent. Nawiąż do danych przedstawionych w pierwszej części – tam powinny być liczby uzasadniające proponowane zmiany (np. wzrost cen surowców i kosztów pracy).

Wprowadzacie nowy produkt? Powiedz, jak się nazywa, jak jest pakowany, pokaż piękne zdjęcia, wizualizacje, najlepiej wręcz próbkę, a jeśli to „spożywka” to poczęstuj (chyba, że jest niesmaczny, wtedy lepiej nie).

By żyli długo i szczęśliwie

Film „leci” dalej. Bohaterowie podejmują wyzwanie rzucone przez mistrza-przewodnika i działają. Wkrótce pokonają czarne charaktery i znów będą żyli długo i szczęśliwie. Znaczy jak?

No właśnie. Na tym etapie prezentacji Twój rozmówca wie już, jak wygląda sytuacja i jakimi negatywnymi konsekwencjami ona grozi. Zna już Twoją propozycję. Prawdopodobnie rozumie z czego ta propozycja wynika. Ale to nie koniec roboty. Czas roztoczyć piękną wizję rzeczywistości po wdrożeniu Twojej propozycji. Czas pokazać, jak wygląda „długo i szczęśliwie”. Akceptacja Twojej propozycji oraz jej implementacja powinny przynieść określone, korzystne wyniki. Dla klienta, rzecz jasna.

Pokaż uzasadnione przewidywania, zakładane zmiany istotnych danych i korzyści wynikające z tych prognoz. Co konkretnie pracodawca kupca będzie z tego miał? O ile wzrosną Wasze wspólne obroty, wartość kategorii, marża?

Kto, co i kiedy?

Teraz będzie trochę inaczej niż w filmie. Tam jest jakiś plan, który potem zmienia się wielokrotnie pod wpływem nieprzewidzianych zdarzeń. Ale tak musi być, bo inaczej film nie byłby tak ciekawy.

W biznesie nie możemy sobie pozwolić na taki chaos. Biznes ma być przewidywalny i możliwie najlepiej zaplanowany. Tak, wiem, plany robi się głównie po to, żeby mierzyć od nich odchylenia. Ale przynajmniej spróbujmy!

Załóżmy, że Twoja propozycja ma sens i wszystko „trzyma się kupy”. Uzasadnienie jest słuszne, a korzyści kuszące. Teraz poprowadź swojego rozmówcę „za rączkę” (mistrz-przewodnik, pamiętasz?) i pokaż, jak najlepiej wdrożyć Twoją propozycję. Innymi słowy, jakie są następne kroki? Co jest do zrobienia? Kiedy trzeba to zrobić? Kto ma to zrobić? Pokaż kupcowi, że Ty masz to wszystko dobrze przemyślane i zaplanowane. Wiesz co robisz i panujesz nad sytuacją. Nie ma się czego obawiać, można Ci zaufać i wszystko będzie dobrze – takie wrażenie powinna odnieść osoba, przed którą będziesz prezentować.

Na końcu CTA, czyli kol tu ekszyn

Film zamyka jakaś ckliwa scena, gdzie ci, którzy przeżyli, ściskają się i całują lub odjeżdżają kabrioletem w stronę zachodzącego słońca. Koniec napięcia, wszystko jest już jasne. Happy end level expert. The end i napisy „za udział wzięli”.

W biznesowej prezentacji nie ma tak dobrze.

A co z Twoją prezentacją?

Pomyślmy, jakie jest najpopularniejsze i jednocześnie najgorsze na świecie zakończenie prezentacji? Oczywiście: „Dziękuję za uwagę”. Jakież to okropne marnowanie wszystkiego, co nastąpiło przedtem! To po to ta cała prezentacja, żeby na końcu sucharsko podziękować, dopić kawkę i wyjść?

Nie w tej wersji, do której próbuję Cię przekonać w tym tekście.

Wszystko, co zrobiliśmy do tej pory (obrazek sytuacji -> wizja zagrożenia -> propozycja -> wizja korzyści -> następne kroki) było nieprzypadkowe. To było opowiadanie historii. To wszystko miało za zadanie pomóc Ci w tej najważniejszej chwili. W chwili, gdy wezwiesz „drugą stronę” do działania (CTA – call-to-action). Nie po to było całe to „produkowanie się”, żeby teraz po prostu podziękować za uwagę, fuj. Tu została przedstawiona konkretna propozycja i teraz jest moment na konkretną decyzję – akceptują czy odrzucają? Jeśli mają wątpliwości, to jakie? I czy możemy zaczynać wdrażanie? Jasne, takie postawienie sprawy wymaga więcej odwagi i jest zdecydowanie mniej komfortowe niż „dziękuję za uwagę”. Ale jest niezbędnym elementem efektywnej prezentacji biznesowej. Tak uważam i tyle.

A co z rozpoczęciem?

Nie bez powodu piszę o rozpoczęciu prezentacji dopiero pod koniec tego artykułu. Uważam, że to rozpoczęcie warto zaplanować sobie właśnie na końcu przygotowań – gdy już masz wszystkie pozostałe części.

Dlaczego?

Bo dopiero mając całą koncepcję, ze wszystkimi szczegółami, możesz rozpocząć konkretem. Np. tak:

„Dziś pokażę Pani/Panu, jak w przyszłym roku zwiększymy wartość kategorii o milion siedemset tysięcy złotych”.

I w trakcie prezentacji pokażesz im, skąd ten milion siedemset się weźmie.

To tylko jeden przykład krótkiego, konkretnego, wzbudzającego zainteresowanie rozpoczęcia. To Ty wiesz najlepiej, dla kogo będziesz prezentować – kim jest ta osoba, czego oczekuje, co na nią „działa”. Ale to jest na pewno lepsze niż sztampowe „przygotowałem prezentację naszych propozycji dla Państwa na kolejny rok”, ble ble ble.

Wiesz, jak Steve Jobs zaczął prezentację pierwszego iPhone’a w 2007 roku? Dość długą chwilą ciszy i takim zdaniem: „Czekałem na ten dzień przez ostatnie dwa i pół roku”. Proste i mocne. Jeśli Steve Jobs, CEO firmy Apple, która wtedy była numerem 121 na liście Fortune 500, mógł tak prosto zacząć prezentację, to Ty też możesz.

Jak jeszcze możesz zacząć?

Kilka innych pomysłów na rozpoczęcie znajdziesz w moim artykule „Jak dobrze zacząć prezentację”. Ale pozwól, że dodam jeszcze parę słów o tym, od czego nie zaczynać:

1. Nie zaczynaj od „paru słów” o sobie, o Twojej firmie czy o Twoich produktach. Słuchaczy to nic nie obchodzi, naprawdę.
2. Nie zaczynaj od oczywistości typu „przygotowałem dla Państwa prezentację”. Oni to wiedzą, a nie chcą słuchać o tym, co już wiedzą, bo to wiedzą bez Ciebie i Twojej prezentacji.
3. Nie zaczynaj od usprawiedliwień w postaci „proszę o wyrozumiałość, to moja pierwsza prezentacja” lub „spędziłem pół nocy na przygotowywaniu tej prezentacji” i innych tego typu bzdur. To jest niepoważne.

I nie zaczynaj od „przedstawienia agendy spotkania”. Wzbudź ciekawość, a potem opowiedz historię, bez „spojlerów”.

Taka struktura to tylko jedna ze zmian, do których zachęcam uczestników moich szkoleń z prezentacji biznesowych. Przekonuję do rezygnacji z nieefektywnych, utartych schematów na rzecz technik i narzędzi, które działają. Dzięki temu mogę potem czytać takie opinie uczestników:

„Po pierwszym wystąpieniu oraz po warsztatach moja prezentacja zmieniła się o 180 stopni”

„Zmieniłem zupełnie postrzeganie prezentacji i uzyskałem wszystkie odpowiedzi na moje pytania”

„Warsztaty dały świetne efekty, otworzyły nowe horyzonty, dały wyjście poza ramy.”

I wtedy wiem, że moja robota ma sens.

Komu z Twoich znajomych przydałoby się świeże spojrzenie na prezentacje?

Śmiało, udostępnij im ten artykuł!

Artykuł Gotowy schemat prezentacji dla KAM’a na spotkanie w sieci pochodzi z serwisu MocPrezentacji.pl - Adam Libera.

1. Prezentacja to bardzo drogie przedsięwzięcie – czas jest bezcenny (Twój i odbiorców).
2. Zanim zaczniesz przygotowania, zdecyduj – po co chcesz zrobić tę prezentację.
3. Jeśli tą prezentacją chcesz jedynie „poinformować”, nie rób jej – wyślij mail.
4. Określ kto, co i kiedy ma zrobić w wyniku Twojej prezentacji.
5. Prezentacja ma dać wartość słuchaczom.
6. Nikt nie rodzi się z umiejętnością wystąpień publicznych.
7. Ludzie, których uważasz za „utalentowanych” prelegentów, po prostu robili to już wiele razy więcej niż Ty.
8. Gdy określona liczba osób zdecydowała się przeznaczyć swój czas, by Cię posłuchać, to otrzymujesz wyjątkową szansę, nie karę.
9. Przesłanie Twojej prezentacji powinno dać się zawrzeć w 160-znakowym SMSie.
10. Przed ekranami lub przed sceną siedzą tacy sami ludzie jak Ty.
11. Prawdopodobnie jesteś mądrzejszą i bardziej interesującą osobą niż Ci się wydaje.
12. Każdy ma tremę, niektórzy po prostu już do niej przywykli.
13. Za jedną słabszą prezentację nikt Cię nie pozbawi życia, pracy zapewne też nie.
14. Pomyśl, o ile lepsza była Twoja ostatnia prezentacja od tej pierwszej w życiu.
15. Prezentacja nie musi być długa, a nawet lepiej, żeby była krótka.
16. Długość prezentacji mierzymy w minutach, nie w slajdach.
17. Nikogo nie obchodzisz Ty, Twoja firma, Twoje produkty, Twoje pomysły – mów o ludziach, którzy Cię słuchają i o ich potrzebach.
18. Jeśli koniecznie musisz mówić o sobie, to niech to będzie pasująca do tematu, autentyczna historia o tym, jak udało Ci się wyjść z jakiejś trudnej sytuacji.
19. Rób takie prezentacje, jakie sam/a chciał(a)byś oglądać.
20. Twoja prezentacja powinna zawierać odpowiedzi na pytania ludzi, którzy będą jej słuchać.
21. Świetna prezentacja ze słabym rozpoczęciem nie jest świetna.
22. Nikt ze słuchaczy nie wie, jaki jest Twój plan na to wystąpienie i tak ma być.
23. Przed rozpoczęciem przypomnij sobie, co Ty będziesz z tego mieć.
24. Zacznij w interesujący sposób, to wiele ułatwi.
25. Treść jest ważniejsza od formy.
26. Jeżeli na pierwszym slajdzie masz swoje nazwisko i tytuł wystąpienia, to usuń ten slajd i zastąp czymś ciekawym dla słuchaczy.
27. Twoi słuchacze nie umieją jednocześnie słuchać i czytać.
28. Każda liczba słów na slajdzie większa od dziewięciu jest za duża.
29. Umieszczenie logo firmy na każdym slajdzie jest tak samo „dobrym” pomysłem, jak wręczenie dziesięciu wizytówek tej samej osobie podczas jednego spotkania.
30. Animacji używa się w konkretnym celu, a nie dlatego, że „to fajnie wygląda”.
31. Ciesz się, gdy słuchacze o coś spytają, bo to dowód ich zainteresowania.
32. Jeżeli padają pytania trudne, to prawdopodobnie skutek Twojego niewystarczającego przygotowania.
33. Nie jesteś dodatkiem do slajdów.
34. Powiedz tyle, ile słuchacze potrzebują usłyszeć.
35. Jeśli boisz się występować, to musisz częściej występować.
36. Zrób takie wystąpienie, za które słuchacze będą Ci wdzięczni.
37. Treść prezentacji czyni ją wartościową, a sposób zaprezentowania – interesującą.
38. Chwila ciszy jest niesprawiedliwie niedocenianym narzędziem przyciągania uwagi.
39. Używanie wyszukanych słów nie świadczy o mądrości.
40. Mów tak prosto, jakby słuchacze mieli najwyżej podstawowe wykształcenie.
41. Twoi słuchacze nie są głupi.
42. Pierwsze trzy próby wystąpienia nagraj kamerą i przeanalizuj, żeby je udoskonalić.
43. Prezentację ćwicz przed kamerą, nie przed lustrem.
44. Ubierz się odpowiednio.
45. Złożone zdania tylko zmęczą Twoich słuchaczy.
46. Mów tak, jakbyś rozmawiał z dobrym znajomym.
47. Patrz w oczy słuchaczy lub w obiektyw kamery.
48. Jeśli nie chce Ci się porządnie przygotować, to potem się nie dziw, że ludziom się nie podobało.
49. „Nie mam na to czasu” = „to nie jest ważne”.
50. Większość tak zwanych „trudnych sytuacji” da się przewidzieć i ich uniknąć.
51. Jeśli nie chcesz robić prezentacji, to nie rób, a jeśli robisz, to rób porządnie.
52. Przygotowania w ostatniej chwili są gwarancją porażki.
53. Konkrety są bardziej wiarygodne niż ogólniki.
54. Jeśli słuchacze mają coś zapamiętać, to trzeba im to powtórzyć.
55. Najlepsi prelegenci są szczerzy, autentyczni.
56. Zamiast kolejnego odcinka głupiego serialu, obejrzyj jakieś wystąpienie na ted.com i zobacz, co możesz z niego „zgapić”.
57. Zakończ wystąpienie jasnym wezwaniem do działania.
58. „Dziękuję za uwagę” = „przepraszam za nudną prezentację”.
59. Opinie słuchaczy o Twoich wystąpieniach pomogą Ci ulepszyć kolejne.
60. Twoja dziesiąta prezentacja będzie o niebo lepsza od pierwszej.

Artykuł 60 ważnych zdań o prezentacjach pochodzi z serwisu MocPrezentacji.pl - Adam Libera.

​Oraz ta jedna prezentacja. Jej temat pomijam, bo dla potrzeb tego tekstu jest nieistotny. Z treści wystąpienia też niewiele pamiętam, bo w głowie utkwiło mi coś innego.

Slajdy. Takie, jak ten:

Jest na nim ponad 130 słów. Nie licząc chińskich „krzaczków”. Podobnych slajdów było w tej prezentacji dużo więcej.

​I właśnie o slajdach chcę Ci dziś napisać kilka ważnych rzeczy. Łącznie z tym, dlaczego takich slajdów, jak na powyższym zdjęciu, nie wolno pokazywać ludziom podczas prezentacji.

Ale zacznijmy od początku.

​

1. Prezentacja to nie slajdy.

To podstawowy, ale często popełniany błąd w myśleniu. Ktoś ma „zrobić prezentację” i pierwsze, co robi, to uruchomienie Power Point’a i redagowanie slajdów. To nie tak.

​Prezentacja to Twoje wystąpienie. Online czy „w realu” – to nieistotne. Twoje wystąpienie, czyli przede wszystkim Ty i Twoje słowa, Twoje przesłanie – to, co masz do przekazania.

Slajdy są opcjonalne. Jak ilustracje w książkach. W jednych są, w innych nie. W tych książkach, w których są, mogą być ważnym uzupełnieniem treści, bez którego ta treść nie będzie kompletna albo trudno będzie ją zrozumieć. Mogą też być jedynie miłym dla oka uatrakcyjnieniem (jak w książkach dla dzieci).

Czy ktoś kupuje książkę dla ilustracji? Pewnie raczej rzadko, jeśli w ogóle. Książkę kupujemy dla jej treści. Chcemy ją przeczytać, żeby się czegoś dowiedzieć, czegoś się nauczyć albo po prostu coś przeżyć czy poczuć wraz z jej bohaterami. Tak czy owak, chcemy pewnej zmiany (stanu wiedzy, poziomu umiejętności lub naszych emocji).

​Ze slajdami jest tak samo. To znaczy, powinno być tak samo, ale w wielu przypadkach nie jest.

​Spójrz na wystąpienia na konferencjach TED. Ich uczestnicy nie przychodzą tam dla slajdów. Niektóre z wystąpień (np. w wykonaniu Sir Kena Robinsona) w ogóle slajdów nie zawierają, a jednak są oglądane przez dziesiątki milionów ludzi. Czyli można bez slajdów.

​Slajdy są nadużywane. Wykorzystywane bezrefleksyjnie, bez przemyślanego celu. Slajdy dla slajdów. Jest ekran, więc „trzeba” coś wyświetlić.

​Jeśli robisz slajdy, to one powinny być, jak i cała prezentacja, „po coś”. Mogą pomagać Twoim słuchaczom zrozumieć, o czym mówisz. Mogą pomóc im coś sobie wyobrazić. Mogą pomagać im zapamiętać to, co powinni zapamiętać. Ewentualnie, mogą być estetycznymi ilustracjami Twoich słów, które pomogą Ci przeprowadzić słuchaczy przez Twoje wystąpienie. Ale powinny mieć jakiś cel.

​​

2. Slajdy nie są jednostkami długości prezentacji.

​Długości prezentacji nie mierzymy liczbą slajdów. Długość prezentacji mierzymy jednostkami czasu. Najlepiej, jeśli to są minuty. Jeśli musisz mierzyć w godzinach, to prawdodobnie masz poważny problem ze zwięzłym wyrażaniem myśli Slajdów możesz zrobić tyle, ile potrzebujesz. To nic nie kosztuje. Slajdy są za darmo.

​​

3. Twórz slajdy bez zbędnych elementów.

​Logo firmy prelegenta. Loga marek produktów firmy prelegenta. Imię i nazwisko. Temat wystąpienia. Numer slajdu. Data. I tak na każdym slajdzie. Po co? Bo jakiś grafik tak zaprojektował szablon? Zmienić grafika (i/lub osobę akceptującą szablon) i zapomnieć o takich praktykach!

​Na slajdzie (jeśli w ogóle robimy slajdy – patrz punkt 1) powinny być wyłącznie niezbędne elementy. Niezbędne z punktu widzenia celu, jaki ma dany slajd. Logo firmy? Zbędne. Wystarczy na slajdzie tytułowym i finałowym. Loga marek są zupełnie zbędne chyba, że na tym jednym slajdzie ilustrującym, jakie marki sprzedaje Twoja firma. Twoje imię i nazwisko? Przedstaw się wyraźnie na początku, to wystarczy. Temat wystąpienia? Jeśli jest dobre, to nikt nie będzie mieć wątpliwości w jego trakcie. Data? Litości! Każdy „ogarnia”, jaki dziś dzień, a jeśli nie, to sprawdzi we własnym smartfonie.

​​

4. Mniej często znaczy więcej.

​Kilkanaście lat temu byłem na szkoleniu z prezentacji, na którym zalecano, by na slajdzie były maksymalnie, uwaga, czterdzieści cztery słowa – dziewięć słów tytułu i siedem „punktów” po pięć słów.

​Kompletny absurd.

​Najwyżej kilka słów na slajd. To moja rekomendacja. Im mniej, tym lepiej. Trzy słowa – to świetny pomysł. Lepszy niż 13 i zdecydowanie lepszy niż 33.

​Dlaczego?

​Z bardzo prostej przyczyny. W procesie przyswajania informacji przez ludzki mózg, wśród zmysłów dominuje wzrok. I ma pierwszeństwo. Świetnie opisał to John Medina w książce „Brain rules”. Jeśli wyświetlisz ludziom slajd z tekstem, to oni będą go czytać. W tym czasie nie będą Cię słuchać. Po prostu. A chcesz, żeby słuchali, prawda? Zrezygnuj z elaboratów na slajdach. Zrezygnuj z list numerowanych i punktowanych. Postaw na minimalizm i prostotę. Postaw na obrazy i symbole. Kilka słów + obraz da znacznie lepszy efekt niż slajd zawalony czterdziestoma czterema słowami. Zobacz prezentacje Steve’a Jobsa na Youtube, np. tę, w której prezentował pierwszego iphone’a. Lepszego wzoru do naśladowania nie znajdziesz.

​Oczywiście, są sytuacje, gdy umieszczenie większej ilości tekstu na slajdzie ma uzasadnienie. Na przykład wystąpienie Jamesa Veitch’a o jego korespondencji ze spammerem. Na kolejnych slajdach pokazał treści emaili, jakie wymieniał z internetowym naciągaczem. Email to tekst. Jak inaczej miałby to zrobić? Ale zwróć uwagę, że on nie kazał publiczności czytać tych slajdów – czytał je sam jako element całej, wciągającej i zabawnej opowieści.

5. Nie wszystko na raz.

​Wiesz, po co w „pałerpoincie” są animacje? Żeby „fajnie wyglądało”? Nie. One są po to, żeby można było świadomie kontrolować, co i kiedy pojawia się na ekranie. Albo kiedy znika, bo taka funkcja też się przydaje

​Najlepiej, żeby w Twojej prezentacji na każdy wątek przypadał odrębny slajd. Slajdy są za darmo. Możesz ich zrobić tyle, ile potrzebujesz. Lepiej 30 prostych, jednowątkowych slajdów niż dziesięć, z których każdy będzie uwzględniał trzy wątki.

​Będą takie sytuacje, gdy będziesz potrzebować na slajdzie wielu elementów. Korzystaj wtedy z animacji. Niech te elementy pojawiają się dokładnie wtedy, kiedy powinny. Dokładnie wtedy, gdy odnosisz się do nich w swojej wypowiedzi. Niech to będzie animowana ilustracja Twojej prelekcji, a nie coś, co będzie odwracało uwagę od Twoich słów. Bo gdy wyświetlisz wszystko na raz, to ludzie znów będą się zastanawiać „po co to”, zamiast słuchać tego, co mówisz.

​

​6. Musi być prosto.

​Za duża ilość tekstu czy wyświetlanie wszystkiego na raz to nie jedyne błędy w tworzeniu slajdów. Jest jeszcze „syndrom komplikatora”. Złożone tabele, wykresy ze zbyt dużą ilością danych, niezrozumiałe, skomplikowane schematy.

​Slajdy powinny być tak proste, jak to możliwe. Powinny w jasny sposób wspierać to, co mówisz podczas prezentacji.

​Jeśli potrzebujesz pokazać dane – pokaż tylko te liczby, które są niezbędne. Jeśli jest więcej niż kilka liczb, wyraźnie zaznacz najwyżej trzy najważniejsze, żeby ludzie nie mieli wątpliwości, na co patrzeć.

​To samo z wykresami – zastanów się dobrze, czy na pewno tam musi być czterdzieści osiem słupków dotyczących czterech lat. Jeśli tak, to zaznacz w wyraźny sposób, co na tym wykresie jest najważniejsze. Wskaż ręką na ekranie dane, o których mówisz i pokaż słuchaczom, na co mają zwrócić uwagę.

​Używając schematów również pamiętaj o prostocie. Minimum elementów. Używaj animacji, np. żeby pokazać kolejność zdarzeń w procesie.

​​

7. Slajdy muszą być czytelne.

​Ustaliliśmy już, że na slajdach umieszczamy rzeczy ważne. Niezbędne. Skoro tak, to te slajdy powinny być czytelne.

​Podczas Twojej prezentacji online ludzie będą korzystać z różnej wielkości ekranów i okien. Podczas prezentacji „w realu” ludzie będą siedzieć w różnych odległościach od ekranu. Z ekranami też będzie różnie – inaczej będą wyglądać Twoje slajdy rzucone na rozwijany ekran z projektora (z reguły słabszy kontrast niż na ekranie komputera), a inaczej na nowoczesnym ekranie/telewizorze LED. A wszystko musi być czytelne dla każdego.

​Czcionka: duża, w kolorze kontrastowym wobec tła, o prostym kroju, bezszeryfowa. „Bez co?” Bezszeryfowa. Szeryfy to takie ozdobne zakończenia kresek, z których składają się litery. One pomagają naszym oczom czytać długie teksty, wzrok „ślizga się” po nich, dlatego czcionek szeryfowych używa się w książkach. Przykład takiej czcionki szeryfowej? Times New Roman czy Palatino Linotype (Lubię tę drugą, siedemnaście lat temu pisałem nią „magisterkę”. Zdradzę Ci sekret – dzięki zmianie czcionki z Times’a na Palatino uzyskałem o połowę więcej stron ).

​Problem w tym, że na slajdzie tekst napisany czcionką szeryfową będzie mniej czytelny. Dlatego w prezentacjach używamy czcionek bezszeryfowych. Takich jak Verdana, Calibri czy Arial. Moja ulubiona to Montserrat.

​Przykład graficzny. Oba wyrazy poniżej są napisane czcionką o takim samym rozmiarze. Górna linia to czcionka szeryfowa Times New Roman. Dolna linia to bezszeryfowy Montserrat. Nie muszę chyba formułować dowodu na lepszą czytelność tej drugiej?

Co jeszcze jest ważne dla czytelności? Na przykład jakość zdjęć na slajdach. Wysoka rozdzielczość, duży rozmiar i oryginalne proporcje (jeśli nie mieści się wśród elementów slajdu to nie ściskamy go, tylko przycinamy). „Pikseloza” jest niedopuszczalna i świadczy o niedbalstwie autora.

​Ikony, symbole, elementy wykresów: wyraźne, w kontrastowych kolorach.

​

Podsumowując:

1. Zastanów się, czy w ogóle potrzebujesz robić slajdy.
2. Liczba slajdów nie ma znaczenia dla długości prezentacji. Zrób tyle, ile potrzebujesz.
3. Na slajdach umieszczaj tylko niezbędne elementy.
4. Ostrożnie z tekstem na slajdach. Im mniej, tym lepiej. Ludzie mają słuchać Ciebie, a nie czytać tekst ze slajdów.
5. Jeśli na slajdzie masz więcej elementów, rozważ użycie animacji, żeby one pojawiały się wtedy, kiedy będą potrzebne.
6. Musi być prosto. Zamiast dziesięciowierszowej tabeli – trzy najważniejsze liczby. Uproszczone wykresy. Zaznaczone (i jasno omówione) najważniejsze dane.
7. Czytelność. Proste czcionki, kontrastowe kolory, wyraźne zdjęcia.

​Gorąco Cię zachęcam – spójrz na swoje prezentacje przez przyzmat tego, co napisałem powyżej. Przed kolejnym wystąpieniem popraw to, co wymaga poprawy. Zobaczysz, że odbiór Twojego wystąpienia będzie znacznie lepszy!

Artykuł Jak zrobić dobre slajdy do prezentacji? 7 zasad pochodzi z serwisu MocPrezentacji.pl - Adam Libera.

Czy ktoś kiedyś powiedział Ci, że kiedy mówisz do innych ludzi, to oni odczytują:
• 55% informacji z „mowy” Twojego ciała
• 38% informacji z brzmienia Twojego głosu
• a tylko 7% informacji z treści Twojej wypowiedzi, czyli ze słów, które wypowiadasz?

Bardzo prawdopobne, że zdarzyło Ci się spotkać z taką informacją. Bo ona się pojawia w wielu źródłach.

Mówią o niej trenerzy na szkoleniach z „autoprezentacji”, sam tego doświadczyłem przed laty. Znalazłem ją też w materiałach ze szkolenia, na którym byli ludzie z zespołu, którym kierowałem.

Trafiłem na nią nawet w podręczniku dla trenerów biznesu, którą dostałem w „Szkole Trenerów” ponad dwanaście lat temu.

Problem z tą informacją polega na tym, że to nieprawda.

Tak. Jeśli zdarzyło Ci się trafić na tę informację podaną jako fakt/wynik badań naukowych, to przykro mi, ale Cię okłamano. W najlepszym razie nieświadomie wprowadzono w błąd.

Kiedy ja pierwszy raz zetknąłem się z tą zasadą „55-38-7”, to zareagowałem tak, jak większość ludzi: „Trener na szkoleniu tak mówi, a trener przecież się na tym zna, więc to pewnie prawda”. Zgodnie z podejściem „po co drążyć temat?”.

Następnie kupiłem sobie dwie książki o „mowie ciała”. Skoro to taki ważny element komunikacji, skoro ludzie ponad połowę informacji „wyczytują” z mowy ciała, to trzeba się tym zająć w pierwszej kolejności, prawda?

Książki przeczytałem, ale nadal coś mi w tej koncepcji nie pasowało. Wydawało mi się nielogiczne to, że te wszystkie słowa podczas prezentacji i wystąpień publicznych mają tak małe znaczenie. No bo serio, siedem procent? To tyle, co nic. Wyobraź sobie, że masz stówę w drobnych nominałach i „znika” Ci siedem złotych. Nie będziesz drzeć szat z tego powodu. O ile w ogóle zauważysz brak, machniesz ręką.

W końcu zacząłem drążyć i szukać. Skąd się wzięły te liczby? Kto to zbadał i w jaki sposób doszedł do takich ustaleń?

I znalazłem.

Niejaki Albert Mehrabian, profesor z Kalifornii, za młodu przeprowadził eksperyment, na który powołują się bieda-kołcze od „autoprezentacji”. I rzeczywiście, w wynikach eksperymentu pojawiają się liczby 55-38-7.
Tyle, że do interpretacji badań profesora Mehrabiana potrzeba pewnej rzadkiej umiejętności zwanej „czytanie ze zrozumieniem”, bo

są co najmniej dwie istotne informacje do uwzględnienia.

Po pierwsze – eksperyment dotyczył komunikacji niespójnej. To znaczy takich sytuacji, gdy słowa, ton głosu i gesty/postawa wydają się „wysyłać” różne przekazy. Doskonale znają to panowie, którzy choć raz usłyszeli gniewne „NIC!”, gdy zapytali: „co ci jest, kochanie?”

Po drugie – badanie profesora Mehrabiana skupiało się na komunikacji postaw i uczuć. Nie danych, nie faktów, tylko emocji.

I właśnie w takich sytuacjach – gdy w sposób sprzeczny (słowa/głos/ciało) mówimy o swoich emocjach, zastosowanie ma reguła 55-38-7. Jeśli „coś nam się nie zgadza”, to interpretujemy najpierw to, co widzimy (postawa, mimika, gestykulacja). W drugiej kolejności próbujemy odczytać coś z tonu głosu.

W takim ujęciu to ma sens, prawda?

A jaki z tego wniosek dla twórców prezentacji i osób występujących publicznie?

Po pierwsze, moim zdaniem cała ta „mowa ciała” jest nieco przereklamowana.

O ile podczas wystąpienia nie robisz:
• czegoś naprawdę mocno odwracającego uwagę od Twoich słów
• lub ewidentnie negującego Twoją wypowiedź,
to nie przejmuj się tak bardzo „mową ciała”.

Przede wszystkim kontakt wzrokowy

Wśród wszystkich osób, którym dotychczas pomogłem tworzyć i przedstawiać lepsze prezentacje, najważniejszym problemem wokół „mowy ciała” był kontakt wzrokowy ze słuchaczami. A raczej brak tego kontaktu. Patrzenie na ekran, w podłogę lub „w przestrzeń”, zamiast na słuchaczy.
Na tym warto się skupić i o to zadbać – w prezentacjach „w realu” nawiąż kontakt wzrokowy przynajmniej na kilka sekund z każdą osobą na widowni.
W prezentacjach online to też jest ważne – patrz w kamerę, choć dużo bardziej kuszące jest spoglądanie na ekran. Niełatwe, nieintuicyjne, ale da się wyćwiczyć.

Po drugie – skup się na tym, co chcesz osiągnąć tą prezentacją (cel), kto jej będzie słuchał (odbiorcy) i co ma zostać w głowach tych ludzi po Twoim wystąpieniu (przesłanie). Te trzy rzeczy są wielokrotnie ważniejsze od tego, czy podczas wystąpienia będziesz nieco nerwowo ściskać dłonie lub trzymać je ułożone „w piramidkę”. Zerknij na moje artykuły na mocprezentacji.pl, polub stronę na Facebook’u i śledź na LinkedIn. Tam już jest sporo przydatnej wiedzy, a będzie jej wciąż przybywać.

Po trzecie – zastanów się, jaką historię opowiesz swoim słuchaczom. W jaką strukturę ułożysz treść swojego wystąpienia? Jakich użyjesz słów? Jeśli Twoja opowieść zaciekawi słuchaczy, to kwestia ewentualnych niedociągnięć „mowy ciała” (mało prawdodobnych, mówię to z doświadczenia) nie będzie miała znaczenia.

A co jest najważniejsze?

Kiedy przed kolejnymi warsztatami z tworzenia i przedstawiania prezentacji pytam ich przyszłych uczestników o oczekiwania, często słyszę/czytam o tematach związanych z „mową ciała”. „Podczas prezentacji chodzić czy nie chodzić?”, „co zrobić z rękami?”, „jaka postawa ciała jest najbardziej odpowiednia?” – to tylko kilka przykładów.
Natomiast po warsztatach, po obejrzeniu nagrań swoich wystąpień, po poznaniu mojej perspektywy na tworzenie prezentacji i występowanie, ludzie już rozumieją, że mowa ciała nie jest najważniejsza.
Najważniejsze jest to, co po Twoim wystąpieniu ludzie będą myśleć, co będą czuć i co z tym wszystkim zrobią.

Z tą myślą Cię zostawiam. Jeśli masz ochotę, napisz do mnie, co o tym sądzisz i daj znać, jeśli mogę Ci jakoś pomóc!

Artykuł Największe kłamstwo o wystąpieniach publicznych? pochodzi z serwisu MocPrezentacji.pl - Adam Libera.

Trochę jak w „Rejsie” (taka polska komedia z 1970 roku): „Urodziłem się w Małkini…” i tak dalej.

To nie jest najlepszy początek. To bardzo popularny, wręcz oklepany sposób na rozpoczęcie prezentacji. Ale na pewno nie najlepszy.

​Dlaczego? Z co najmniej dwóch powodów.

​Po pierwsze: „wszyscy” tak robią. Jak wspomniałem, to popularny sposób rozpoczynania wystąpienia. Ludzie spodziewają się, że od tego zaczniesz. W rzeczach, których się spodziewamy, nie ma nic ciekawego. A Ty przecież chcesz wzbudzić ciekawość, zainteresowanie Twoim wystąpieniem, prawda?

​Po drugie: ludzie nie chcą słuchać o Tobie. Brutalnie mówiąc, Ty ich nic nie obchodzisz. Ludzie chcą wiedzieć, co masz dla nich. Co będą mieli z Twojej prezentacji? Czego nowego się dowiedzą? Co się dla nich zmieni po tym, jak Cię wysłuchają? Tak, dobrze widzisz. Napisałem „Co się dla nich zmieni”. Ludzie chcą zmiany.

​”Ale Adam, przecież trzeba się na początku przedstawić!” – często słyszę na moich warsztatach, gdy przekonuję uczestników do nieszablonowego rozpoczęcia prezentacji.

Oczywiście, że trzeba się przedstawić. Ale niech to będzie jedno – dwa zdania, a nie historia połowy życia i całej kariery. Czasami prelegenta na konferencji przedstawia konferansjer czy moderator, wtedy tym bardziej nie zaczynaj od powtórzenia swojego imienia i nazwiska.

​Temat „kim jestem i czego dokonałem” może być istotną informacją dla słuchaczy. Na tej podstawie mogą decydować, czy warto Cię słuchać. Ale wstęp do wystąpienia nie jest właściwym momentem na tę treść. Na to przyjdzie czas później. Najpierw musisz zyskać uwagę słuchaczy.

​W takim razie jak najlepiej zacząć prezentację?

​Dam Ci aż sześć dobrych sposobów, co Ty na to?

​1. Zaskocz słuchaczy mało znanym faktem.

Ludzie lubią ciekawostki. Ludzie lubią dowiedzieć się czegoś nowego. Zaciekaw ich w ten sposób. Zachęć ich do spojrzenia na coś z innej perspektywy, niż dotychczas.

​2. Opowiedz im wciągającą historię.

Najlepiej działają prawdziwe historie osobistych doświadczeń. To ważne, żeby historia była Twoja i autentyczna. Nie „pożyczona” i nie zmyślona. Dzięki temu zyskujesz wiarygodność w oczach odbiorców Twojego wystąpienia.

Druga ważna rzecz to temat historii. Świetnie przyjmowane są historie opisujące trudną sytuację oraz szczęśliwe wyjście z tej sytuacji. Przecież wszyscy lubimy szczęśliwe zakończenia, prawda?

Przepis na idealną historię? Trudna sytuacja w Twoim życiu, Twoje zmagania z nią zakończone powodzeniem. Na pewno znajdziesz w swoich wspomnieniach coś odpowiedniego nawet, jeśli w tej chwili kompletnie nic nie przychodzi Ci do głowy.

​3. A co powiesz na inspirujący cytat?

Wypowiedzi znanych postaci z historii to nieprzebrane źródło bezpłatnej inspiracji. Wybierz cytat znanej osoby pasujący do tematu Twojego wystąpienia i od niego zacznij swoje wystąpienie. Jeśli używasz ekranu, możesz wyświetlić tekst cytatu wraz z wielką podobizną autora. Skąd wziąć cytat? Po prostu wpisz w wyszukiwarkę swój temat i dodaj „+cytat”. Nie ma za co

​4. Zadaj pytanie.

Po prostu. Zapytaj słuchaczy o coś. Najlepiej o coś, co ich też dotyczy. Założymy się, że wyprostują się na krzesłach na widowni (albo przed komputerem, jeśli występujesz online) i zaczną się zastanawiać nad odpowiedzią? Zadaj pytanie i daj im kilka sekund ciszy. Zobaczysz magię takiego rozpoczęcia. I odpowiedz im na to pytanie. Od razu, w następnym zdaniu, lub najpóźniej na końcu prezentacji.

W ogóle, pytania są świetne do używania w prezentacjach. To temat osobny artykuł.

​5. Wyświetl krótkie wideo.

To niesamowite, jak my, ludzie, uwielbiamy „ruchome obrazki”, prawda? To dlatego, że wzrok pełni dominującą rolę w dostarczaniu informacji do mózgu. Niektórzy mówią o sobie, że są „wzrokowcami”. Inni mogą nie zdawać sobie sprawy, że nimi są. Naturalnie, ten krótki film, który pokażesz, powinien być jakoś związany z tematem Twojej prezentacji. Losowo wybrane wideo o kotkach też może przyciągnąć uwagę, ale Twojej wiarygodności nie pomoże. Jeśli uda Ci się użyć wideo skutecznie działającego na emocje, to masz gwarancję zainteresowania odbiorców i naprawdę mocne rozpoczęcie wystąpienia.

​6. Przykuj uwagę zdjęciem.

Jedno duże (na cały ekran) zdjęcie, zaskakujące (ale nie szokujące), skłaniające do refleksji, działające na uczucia. To będzie coś. Oczywiście, musisz się do tego zdjęcia jakoś odnieść w pierwszych zdaniach swojej wypowiedzi. I ono, podobnie jak wideo z punktu 5, powinno mieć coś wspólnego z tematem Twojego wystąpienia. Ale gdy to zrobisz dobrze, to będzie tysiąc razy lepsze otwarcie, niż sztampowy slajd z tekstem zawierającym temat Twojej prezentacji. Tak, tysiąc razy lepsze, bo przecież jeden obraz jest wart tysiąc słów!

​Co o tym myślisz? Zgodzisz się, że takie „patenty” na rozpoczęcie wystąpienia (online lub „w realu”) są lepsze od nudnych, oklepanych wstępów?

​Mam dla Ciebie jeszcze coś fajnego – infografikę, którą możesz zachować i przejrzeć, gdy będziesz pracować nad kolejną prezentacją. Możesz ją pobrać tutaj.

​Wśród Twoich znajomych na pewno są ludzie, którym przyda się wiedza o prezentacjach. Udostępnij im moje materiały. Będą Ci wdzięczni!

Artykuł Jak dobrze zacząć prezentację? pochodzi z serwisu MocPrezentacji.pl - Adam Libera.

Zanim przejdę do sedna, pozwól, że zachęcę Cię do przeczytania wspomnianej książki. Jeśli czytasz dużo, na pewno znajdziesz czas. Jeśli czytasz mniej, niech to będzie nawet jedyna książka, jaką przeczytasz do końca tego roku. Jeżeli dobrze się czujesz z językiem angielskim, polecam wersję audio czytaną przez samego autora. Fantastycznie się tego słucha. Gdyby każdy przeczytał „12 życiowych zasad” i zaczął je stosować, żylibyśmy w cudownym świecie. Gdy swoimi spostrzeżeniami i przemyśleniami dzieli się niezwykle inteligentny, wykształcony i doświadczony życiowo człowiek, którego wykłady oglądają online miliony ludzi, na pewno warto z tego zaczerpnąć coś dla siebie.

A teraz do meritum: Omawiając zasadę 9 – „Zakładaj, że twój rozmówca może wiedzieć coś, czego Ty nie wiesz”, autor pisze:

„Jeszcze innym rodzajem rozmowy jest wykład. Choć niektórzy mogą być tym zdziwieni, wykład to rozmowa”.

Dalej autor trafnie wskazuje, że chociaż głośno mówi jedna osoba, to wśród słuchaczy również odbywa się komunikacja – niewerbalna. W ten sposób, mówca otrzymuje informację zwrotną od osób na widowni. Ma możliwość ciągłej obserwacji i odczytywania emocji słuchaczy z postawy ich ciał oraz wyrazów twarzy. Powinien obserwować i wyłowić każdy ruch, gest czy dźwięk.

Psycholog podpowiada nam także, jak skonstruować wystąpienie:

„Dobry wykładowca prezentuje nie tylko fakty (…), lecz także omawia je w sposób dostosowany do poziomu publiczności oraz zainteresowania, jakie okazuje.”

Autor zachęca do przekazania słuchaczom oprócz faktów również przyczyn, dla których te fakty są lub powinny być dla słuchaczy ważne, dlaczego warto te fakty znać. Jak to robić? Pokazując słuchaczom jak dane informacje mogą wpłynąć na ich zachowanie czy sposób, w jaki patrzą na świat.

Na koniec wypowiedzi dotyczącej wykładu, Jordan Peterson stawia ważną tezę: „Nie ma też czegoś takiego jak publiczność. Są jednostki, które należy uwzględnić w rozmowie. Kompetentny mówca zwraca się do pojedynczego, konkretnego człowieka, obserwuje jak ten przytakuje, kręci głową, marszczy brwi czy okazuje zmieszanie – i ciągle reaguje odpowiednio do tych gestów i ekspresji.”

Naturalnie, nie chodzi o to, by podczas prezentacji wybrać sobie jedną osobę na widowni i maniakalnie wbić w nią swój wzrok – może długo tego nie wytrzymać Co kilka zdań przesuwamy wzrok na nowego słuchacza i przez jakiś czas zwracamy się do niego. Stosując tę technikę dużo osiągamy:

• Mamy świetny kontakt ze słuchaczami – przy mniejszej grupie mamy szansę „dotknąć” wzrokiem każdego uczestnika, przy większym audytorium większa liczba osób „odczuje”, że mówimy właśnie do nich
• Zyskujemy cenną informację o słuchaczach – o ich nastroju, poziomie energii, stosunku do tego, co mówimy
• Zapewniamy lepszy odbiór naszego wystąpienia – kontakt wzrokowy powoduje, że ludzie czują, że mówimy właśnie do nich, skupiają się na naszej wypowiedzi
• Łatwiej nam przezwyciężyć tremę i stres związane z wystąpieniem. Potrafimy przecież mówić do pojedynczej osoby, prawda? Lubimy, gdy okazuje nam zainteresowanie, to dodaje nam pewności siebie! Stosując metodę proponowaną przez Jordana Petersona, przekształcamy zbiorową „publiczność” w pojedyncze osoby, z którymi „rozmawiamy” podczas wystąpienia.

Jednym ta koncepcja może wydać się oczywista, dla innych będzie odkrywcza. Ale chyba zgodzimy się, że warto ją stosować podczas wystąpień. Tutaj możesz obejrzeć, jak to wygląda w praktyce, w wykonaniu samego autora.

Artykuł Nie ma czegoś takiego jak publiczność pochodzi z serwisu MocPrezentacji.pl - Adam Libera.

Pracujesz w firmie już jakiś czas. Znasz i dobrze robisz swoją robotę. Ludzie na najwyższych stanowiskach być może nawet są do pewnego stopnia świadomi faktu Twojego istnienia. Przy odrobinie szczęścia są w stanie skojarzyć Twoją twarz z imieniem.

Widzisz wokół różne rzeczy, obserwujesz procesy i działania innych, masz świadomość co i jak działa. I jest ten jeden obszar, o którym wiesz, że można byłoby go lepiej zorganizować. Masz pomysł. Chcesz go wdrożyć. Potrzebujesz decyzji decydentów podejmujących decyzje.

Masz jakiś problem?

Pomysły są fajne. Ludzie, zwłaszcza z krótszym stażem w organizacji, mają mnóstwo fajnych pomysłów. Ludzie w zarządzie codziennie słyszą o wielu nowych pomysłach. Ale ludzie w zarządzie nie są od akceptowania pomysłów. Oni są (między innymi) od rozwiązywania problemów (w korporacjach nie używa się słowa na „p”, mówi się „wyzwania”) i zapobiegania ich wystąpieniu. Twój pomysł ich nie interesuje, jeśli nie zobaczą problemu, jaki ten pomysł z nich zdejmie. Jeśli chcesz przykuć uwagę top-menedżerów, zacznij wystąpienie od określenia problemu. Pokaż całą sytuację, nakreśl kontekst, powiedz o potencjalnych i realnych zagrożeniach, a także zwróć uwagę na pilność problemu. Optymalnie będzie, jeśli tą częścią wystąpienia uda Ci się wywołać coś, co z angielska nazywam the „o k…a!” effect.

Kasa, Misiu. Kasa!

Wypuściłem Cię trochę na minę. Zarząd nie lubi, gdy ktoś przychodzi i zgłasza problem. „Jeśli nie jesteś częścią rozwiązania, jesteś częścią problemu”, mawiają niektórzy. Co innego, gdy wraz z problemem przynosisz dobry pomysł na rozwiązanie. Problem w firmie przeważnie oznacza, że firma zarobi mniej kasy niż planowano albo będzie musiała wydać kasę „bezpotrzebnie” jak mawiał mój syn w wieku czterech lat.
Jeśli zadanie z poprzedniego akapitu zostało przez Ciebie wykonane, to „Ważniaki” wiedzą już, że problem jest. Teraz im pokaż, że wiesz, jak ten problem rozwiązać. Mało tego, masz pod to liczby. Wiesz, ile, skąd, kto, kiedy, jak. Sprawdź dwa razy, cyferki muszą Ci się zgadzać. Gdzie, jak gdzie, ale w liczbach na pewno zarządu nie oszwabisz. Serio, sprawdź, daj komuś do sprawdzenia. Jeśli zarząd przyłapie Cię na jednym błędzie, wiarygodność wszystkich Twoich danych pójdzie z dymem. Tu nie ma miejsca na błędy. Dbałość o szczegóły jest tutaj niezwykle ważna.

Z zarządem jak z dzieckiem

Nie, nie za rękę i do baru. To znaczy, nie wiem jakie tam macie relacje w firmie, nie moja sprawa. Ja zajmuję się prezentacjami (chociaż znam osobiście jednego Dyrektora Od Wódki, który wcale nie pracuje w branży alkoholowej). Chodzi o coś innego: z zarządem jak z dzieckiem rozmawiaj. Prosto mów. Ludzie na najwyższych stołkach mają codziennie przegrzane zwoje mózgowe od nadmiaru informacji. Bez przerwy ktoś coś od nich chce. Oni też mają na głowie szefów, rady nadzorcze, akcjonariuszy, właścicieli firmy. Jedna z moich menedżerek (członkini zarządu) mawia, że im wyżej w strukturze, tym wyższa pensja nie ze względu na ilość pracy, ale za poziom frustracji.
Mów zatem prosto, jak do dwunastolatka. Ale też nie tłumacz wszystkiego jak przedszkolakowi. Jeśli widzisz po słuchaczach, że oni to wiedzą, to potwierdź i skocz dalej. Czas to pieniądz.

Czy można otworzyć okno?

Zarezerwuj odpowiednią część czasu swojego wystąpienia na pytania. I módl się, żeby jedynym ani pierwszym pytaniem nie było to rozpoczynające niniejszy akapit. Dużo wnikliwych pytań na temat to dobry znak. Słuchali, zainteresowali się, chcą wiedzieć więcej. Najgorsza jest cisza.

Dwa słowa, których wszyscy się boją (niepotrzebnie)

„Nie wiem” – nie powiedział prawie nikt, nigdy w ostatnich latach. Zobacz np. występy polityków. Każdy jest ekspertem w każdej dziedzinie. Niestety, w biznesie też to obserwuję. Mam wrażenie, że ludziom strasznie trudno przechodzą przez gardło te dwa słowa razem. Zwłaszcza na prezentacjach. Ileż razy to widziałem – pada jakieś pytanie, widać, że gościu jest zaskoczony, ale brnie, kręci, kombinuje. I traci wiarygodność. Nie wiesz, to nie wiesz. Mówisz „nie wiem, sprawdzę i najpóźniej do wtedy i wtedy dam odpowiedź”. Nie ma w tym nic złego, nikt nie jest chodzącą encyklopedią, a głowa to nie śmietnik, żeby do niej wszystko wrzucać. Od tego masz komputer i pliki w chmurze. Acha, byłbym zapomniał. Pewnie przyjdzie Ci to do głowy, ale gdyby jednak nie, to doradzę: przygotuj się do tego wystąpienia (przyda Ci się ten artykuł). Prezentacja przed zarządem to szansa na zaistnienie w świadomości top-menedżerów jako osoba cenna dla organizacji, dostrzegająca problemy i umiejąca je efektywnie rozwiązać.

Zdecydowanie chcesz mieć taką etykietkę, więc działaj.

Artykuł Jak prezentować przed zarządem? pochodzi z serwisu MocPrezentacji.pl - Adam Libera.