Chcesz przeszkolić zespół z prezentacji, ale nie masz już budżetu? Z tego artykułu dowiesz się, jak podnieść umiejętności tworzenia i przedstawiania prezentacji bez zatrudniania zewnętrznego trenera.

Gdzie jest „haczyk”?

Dlaczego trener prezentacji biznesowych pisze o tym, jak nauczyć zespół prezentować nie płacąc trenerowi?

Nie ma „haczyka”! Chcę pomóc. To, że dziś brakuje Ci kasy w budżecie na szkolenia (wiadomo, to jedne z pierwszych pozycji do „cięcia” w kryzysowych czasach), nie znaczy, że Twoi ludzie mają zostać bez możliwości rozwoju.

To jak, wchodzisz w to? No to lecimy!

Zabaw się w doktora

Z rozwijaniem umiejętności jest trochę jak z leczeniem. Żeby lekarz mógł Cię leczyć, musi wiedzieć, co Ci jest. Musi poznać wszystkie objawy, „połączyć” je z konkretną chorobą i zaproponować odpowiednią terapię. Żeby rozwijać umiejętności, trzeba najpierw sprawdzić, co ktoś już umie, a czego nie.

Ty pewnie część „objawów” znasz. Oglądasz prezentacje w wykonaniu ludzi z Twojego zespołu i widzisz, co Ci w nich nie pasuje. Jedne maja brzydkie slajdy. W innych brak logicznej struktury omawianych wątków. Jeszcze inne są „prezentowane” poprzez czytanie z ekranu (jak np. ta w wykonaniu ministra Kamińskiego o ustaleniach w sprawie zatrzymanych nielegalnych imigrantów na granicy z Białorusią). Albo są po prostu nudne i nie do końca wiesz dlaczego (po tym artykule pewnie będziesz wiedzieć).

Zmartwię Cię: możliwe, że jest jeszcze gorzej niż myślisz. Często obszar „nieuświadomionej niekompetencji” jest większy niż nam się wydaje. Chodzi o zakres „nie wiem, że tego nie umiem”. Na pocieszenie powiem, że mając listę „objawów”, którą znajdziesz poniżej, będzie Ci łatwiej zidentyfikować obszary wymagające poprawy.

Jak ja to robię? Zanim w ogóle spotkam się z uczestnikami projektu szkoleniowego, proszę ich o wykonanie następujących zadań:

1. Odpowiedzenie na kilka pytań – czym się zajmują zawodowo (na czym polega ich praca), w jakich okolicznościach i dla kogo prezentują, czy to lubią i dlaczego, co sprawia im trudność, czego chcą się nauczyć. Część z tych odpowiedzi będzie dla Ciebie oczywista. Ja muszę o to spytać będąc „człowiekiem z zewnątrz”, jeśli chcę przygotować jakościowy program.
2. Przygotowanie i przesłanie do mnie nagrania wideo z wystąpieniem. Na nagraniu ma być widać całego prelegenta i ekran ze slajdami. I słychać też musi być. W zupełności wystarcza nagranie kamerą w smartfonie. Ludzie nagrywają w domu (np. z laptopem podłączonym do telewizora) lub w salce konferencyjnej w biurze. Dla mnie to niezwykle wartościowy materiał do przygotowania programu szkoleniowego. Tobie też da wiele informacji o tym, co Twój zespół już umie, a nad czym powinien popracować.

Kolejny etap w moim procesie polega na samodzielnej ocenie swojego wystąpienia. Proszę uczestników o obejrzenie ich własnego nagrania i jego samodzielną ocenę – dostarczam uczestnikom formularz online. W formularzu zadaję konkretne pytania oraz stwierdzenia, z którymi uczestnicy mogą się zgodzić lub nie.

Pytam o:

• cel prezentacji (pytanie otwarte)
• wprowadzenie (czy przyciągało uwagę),
• trzymanie się tematu (np. brak zbędnych dygresji),
• ilość informacji (odpowiednia – nie za dużo i nie za mało)
• strukturę (logiczne następstwa czy chaos)
• użyte sposoby zyskania/utrzymania uwagi słuchaczy
• przesłanie (limit 160 znaków – test na zwięzłość wypowiedzi)
• ilość tekstu na slajdach
• ocenę tonu głosu i tempa wypowiedzi
• użyty język (proste słowa, krótkie zdania)
• poprawność gramatyczną
• przekonanie co do prezentowanych treści
• posługiwanie się pytaniami
• kontakt wzrokowy
• ocenę gestykulacji i postawy
• ogólną ocenę całości
• propozycje zmian – elementów, które sami chcieliby zrobić inaczej
• i jeszcze parę innych

Z informacji zwrotnych od uczestników i menedżerów zlecających szkolenia wiem, że ten etap diagnozy i samooceny ma dla nich wielką wartość i sam w sobie już dużo daje. Zmusza do refleksji nad własnym wystąpieniem. A jeszcze nawet nie zdążyliśmy się spotkać na warsztatach! 😊 Ten etap potrafi „otworzyć oczy” nawet ludziom, którzy wcześniej nie dostrzegali potrzeby istotnych zmian w swoim podejściu do prezentacji.

Jednocześnie, ten etap programu podnosi koszt całego przedsięwzięcia i dlatego oferty typu „jednodniowe szkolenie z autoprezentacji za 5000 zł netto” są tego elementu pozbawione. Nic dziwnego – na każdego uczestnika przeznaczam w tej części projektu minimum dwie godziny. Czyli minimum 16-20 godzin na całą grupę uczestników. Co najmniej dwa-trzy razy oglądam każde nagranie analizując je przez pryzmat wszystkich istotnych kryteriów. A następnie piszę dla każdego uczestnika indywidualną informację zwrotną do tego materiału (nagranie + samoocena). I dostarczam te informacje każdemu uczestnikowi jeszcze przed szkoleniem stacjonarnym (lub online). No chyba, że uczestnik przesyła mi nagranie w przeddzień warsztatów – wtedy zdarza mi się nie wyrobić. Ale po coś przecież umawiamy się na minimum siedem dni przed terminem spotkania!🤣 Jednak kiedy obie strony dotrzymują warunków, wszystko przebiega świetnie.

Jak Ty możesz to zrobić:

1. Poproś każdą osobę z zespołu o nagranie swojego wystąpienia na wideo i przesłanie go do Ciebie. Ważne: zadbaj o komfort emocjonalny Twoich ludzi – wyjaśnij im, po co to nagranie i zapewnij, że nikt poza Tobą i Waszym zespołem tego nie obejrzy.
   Podpowiedź: ja zawsze proponuję uczestnikom, żeby nie przygotowywali w tym celu nowych prezentacji, tylko użyli jakichś niedawno przygotowanych.
2. Po otrzymaniu nagrań poproś Twój zespół o dokonanie samodzielnych ocen swoich nagrań według kryteriów, które opisałem powyżej.
3. Przeanalizuj nagrania i samooceny.
4. Przygotuj i roześlij informacje zwrotne – dla każdej osoby indywidualną ocenę i wysłaną tylko do tej osoby.

Na jedną osobę w zespole potrzebujesz około dwie godziny. To dużo, ale warto ten czas zainwestować. Analiza nagrań da Ci informację o tym, nad czym Twoi ludzie potrzebują popracować, żeby robić lepsze prezentacje biznesowe. Z kolei Twoje informacje zwrotne, jeśli dobrze je przygotujesz, bardzo pomogą Twoim ludziom rozwijać umiejętności prezentacji.

W programie najpierw rzeczy najważniejsze

Po etapie diagnozy zabieram się do przygotowania programu warsztatów stacjonarnych. Nie podam Ci tutaj gotowego scenariusza, bo takiego nie mam. Zawsze przygotowuję indywidualny – na podstawie tego, czego dowiedziałem się analizując nagrania, czytając samooceny i oczekiwania uczestników oraz rozmawiając z ich menedżerem. Każda grupa uczestników to inne warsztaty – inne potrzeby, inne oczekiwania, inne „proporcje” tematów. Napiszę Ci za to, nad jakimi tematami najczęściej pracuję z uczestnikami:

• Określanie celu prezentacji – że niby oczywiste? Być może, ale 9 na 10 osób (moje obserwacje) robi to źle. Więcej wyjaśniam w tym artykule: https://mocprezentacji.pl/dlaczego-tak-wiele-prezentacji-to-strata-czasu/
  
  Przeprowadź ze swoim zespołem ćwiczenie – niech każdy zredaguje cel swojej prezentacji. Omówcie te cele w grupie przez pryzmat kryteriów, o których piszę we wspomnianym tekście.
• Analiza słuchaczy – możliwie najdokładniejsza. Coś jak określenie „persony” i „idealnego klienta” w marketingu. Kim są słuchacze? Jakie mają problemy? Co wiedzą na temat, o którym jest prezentacja? Jakie mogą mieć pytania?
  Im lepiej zrobiony ten etap, tym lepsza prezentacja. I bardziej interesująca dla słuchaczy.
  
  Koniecznie to przećwiczcie, np. przy pomocy takiego narzędzia jak „mapa empatii” – w sieci jest pełno szablonów do pobrania, wystarczy wpisać w wyszukiwarkę.
• Określenie przesłania – gdyby cała prezentacja miała się zmieścić w 160 znakach, to jak by to brzmiało? Czemu 160 znaków? Kiedyś był taki limit SMS, pamiętasz? Czy tylko ja jestem taki stary? Wyobraźcie sobie, że uczestnik prezentacji (np. klient) po zakończeniu spotkania ma wysłać taki SMS do swojego szefa. Jaka będzie jego treść? Co ma zostać w głowach słuchaczy po prezentacji?
  
  Optymalne ćwiczenie do tego tematu to właśnie te 160 znaków. Możesz użyć narzędzia na mojej stronie: https://mocprezentacji.pl/160-2/
  
  Przygotujcie Wasze „przesłania” i omówcie je w grupie. Upewnijcie się, że właśnie takie myśli powinny zostać w głowach Waszych słuchaczy po Waszych prezentacjach.
• Jak dobrze zacząć prezentację – kilka naprawdę „godnych” propozycji znajdziesz w moim artykule: https://mocprezentacji.pl/jak-dobrze-zaczac-prezentacje/. Inne zobaczycie w wystąpieniach, które wymieniam poniżej, w akapicie dotyczącym „inspirujących wystąpień”.
• W jaki sposób ułożyć treść wystąpienia, czyli struktura – ten temat opisałem w ubiegłym tygodniu: https://mocprezentacji.pl/gotowy-schemat-prezentacji-dla-kama-na-spotkanie-w-sieci/ i parę miesięcy wcześniej: https://mocprezentacji.pl/siedem-elementow-skutecznej-prezentacji-infografika/. Chodzi o to, żeby prezentacja nie była zlepkiem przypadkowo ułożonych wątków, tylko przemyślaną, zaplanowaną opowieścią.
• Jak zrobić slajdy, które nie przeszkadzają słuchaczom słuchać (niestety większość ludzi robi właśnie takie przeszkadzające). Sporo „mięsa” do tej części znajdziesz w tym artykule: https://mocprezentacji.pl/jak-zrobic-dobre-slajdy-do-prezentacji-7-zasad/
  
  Podstawowe kwestie:
  • Slajdy są za darmo, zrób ich tyle, ile potrzebujesz;
  • Jeden wątek = jeden slajd. Lepiej mieć sto prostych slajdów i zmieniać je co parę sekund niż gadać kwadrans przy jednym skomplikowanym slajdzie.
  • Unikaj tekstu (najwyżej kilka słów na slajd).
  • Za to używaj obrazów i symboli. Slajdy są ilustracją Twojej wypowiedzi, nie jej zamiennikiem.
    
    
    Istotne do uświadomienia sobie tutaj jest to, że inne slajdy robimy do prezentowania, a inne do wysłania mailem. Te drugie to nie żadna prezentacja, tylko po prostu dokument ze stronami w układzie poziomym. Dokument do czytania. Inaczej projektuje się treści do czytania, a inaczej te, które mają być ilustracją prelekcji. Dosyć oczywista i podstawowa sprawa, ale wiele osób wydaje się o tym zapominać. I nie tłumaczcie się brakiem czasu. Albo robimy coś porządnie, albo wcale.

To są żelazne punkty, które znajdują się w programie każdych moich warsztatów. Dlaczego? Bo zazwyczaj w nagraniach widzę, że te fundamentalne tematy „kuleją”.

Prawie zawsze lub bardzo często pojawiają się też inne aspekty:

Jak sobie poradzić z tremą i stresem przed wystąpieniem

Jak ja „lubię” ten temat. Prawda jest taka, że tremę i stres najlepiej „załatwia” porządne przygotowanie (=uczciwe „ogarnięcie” punktów, które opisałem powyżej + kilkukrotne przećwiczenie wystąpienia). Sam Dale Carnegie podobno powiedział: „Tylko przygotowany mówca zasługuje na pewność siebie”. Ale wiadomo, jak dzisiaj jest – ludzie chcą zrobić tak, żeby zarobić, ale się nie narobić. Chcą zabłysnąć na scenie bez tremy i stresu, ale żeby tak zainwestować godzinę dziennie przez dwa tygodnie to już nie, to za dużo. Chyba, że na nowy sezon serialu na Netfliksie – na to czas zawsze się znajdzie, prawda?

No, ale OK, klient nasz pan. Skoro uczestnicy często oczekują ode mnie „magicznych pigułek” (które nie istnieją) na tremę i stres, to chciałbym dać im narzędzia, które mogą im pomóc. Poza wielokrotnym podkreślaniem wagi przygotowania (ze wszystkimi jego elementami), rozmawiamy między innymi o aspektach takich, jak:

• fakt, że przyczyny (potrzeba akceptacji, naturalny lęk przed oceną) są nie do wyeliminowania;
• ograniczony wpływ na to, co inni myślą;
• niepełna kontrola, nieuchronność rzeczy nieprzewidzianych;
• wartość rozwojowa ewentualnej porażki;
• korzyści z racjonalnego myślenia;
• analiza scenariuszy (np. co najgorszego może się stać?);
• potęga doświadczenia;
• identyfikacja własnych blokujących przekonań;
• techniki wizualizacji;
• wpływanie na emocje przy pomocy własnego ciała („postawy mocy”, oddech itd.);

Mowa ciała w prezentacjach

Ten temat jest dla mnie o tyle ciekawy, że obserwuję tu pewien paradoks: wiele osób się tym przejmuje i o to pyta („co zrobić z rękami?” „jak gestykulować?”, „stać czy siedzieć?”, „chodzić czy stać?” itp.), a w rzeczywistości mało kto ma z tym jakieś istotne problemy.

Dla mnie ten temat jest jednym z ostatnich, jakimi należy się zajmować rozwijając swoje umiejętności związane z wystąpieniami.

Dlaczego?

1. Bo „mowa ciała” to jest forma. Formą zajmij się, gdy masz pewność, że z treścią jest wszystko w porządku. Cel, słuchacze, przesłanie, potem struktura i cała treść do wygłoszenia.
2. Przez moje szkolenia przeszły setki osób. Przeanalizowałem niezliczoną liczbę nagrań wystąpień. Naprawdę, problemy dotyczące gestykulacji, postawy i ruchu występują bardzo, bardzo rzadko. Jeśli Twoi ludzie nie robią czegoś w stylu „ministerstwa głupich kroków” z Monty Pythona, to prawdopodobnie nie macie się czym przejmować.
3. Temat jest nieco „przereklamowany”, choćby z powodu popularyzacji „Mitu Mehrabiana” – o tym cały artykuł tutaj: https://mocprezentacji.pl/najwieksze-klamstwo-o-wystapieniach-publicznych/.

Co jest najważniejsze?

Uważam, że są dwa najważniejsze aspekty dotyczące mowy ciała podczas prezentacji:

1. Prelegent ma być sobą i zachowywać się naturalnie. Przykład: jeżeli na co dzień jesteś bardzo ekspresyjną osobą, dużo gestykulujesz i szybko chodzisz, a podczas prezentacji staniesz jak słup ze stopami przyklejonymi do podłogi i z dłońmi złożonymi „w piramidkę”, to ludzie (jeśli Cię znają) będą się zastanawiać, co Ci się stało, zamiast Cię słuchać. Od razu dostrzegą sztuczność i ucierpi na tym wiarygodność treści, które chcesz przekazać. I odwrotnie – jeśli masz bardzo spokojną naturę, oszczędnie operujesz gestami i ruchem, a podczas wystąpienia będziesz się zmuszać do nienaturalnych dla Ciebie form ekspresji, to efekt będzie taki sam. Masz być sobą.
2. Prelegent ma być w stałym kontakcie wzrokowym ze słuchaczami. Ten (moim zdaniem najważniejszy) aspekt „mowy ciała” w wystąpieniach często „szwankuje”. U dosyć dużej liczby osób obserwuję trudności w utrzymaniu kontaktu wzrokowego z publicznością. Z czego to wynika? Głównie z nieprzygotowania. Ludzie nie umieją swojego wystąpienia, bo go nie ćwiczyli, więc czytają z ekranu – tego dużego (jak to czynił wspomniany minister Kamiński) albo z własnego laptopa.
   
   Kontakt wzrokowy ze słuchaczami to absolutnie niezbędny element dobrego wystąpienia. Jeśli Twoi ludzie „uciekają” wzrokiem od oczu słuchaczy w podłogę, ekran albo okno, to muszą to ćwiczyć. Pomaga prosta demonstracja – poprowadź fragment prezentacji przed swoim zespołem – przez część wystąpienia trzymaj kontakt wzrokowy (po 2-3 sekundy z każdą osobą), przez drugą część starannie unikaj ich wzroku. Niech sami ocenią, która część była dla nich atrakcyjniejsza w odbiorze – porozmawiajcie o tym.
   
   Koniecznie to przećwiczcie, bo wielu osobom to sprawia trudność, a jest fundamentalne dla skutecznych prezentacji. Najtrudniej mogą mieć osoby, które nawet podczas zwykłej rozmowy z drugim człowiekiem nie umieją patrzeć w oczy. Musicie zwrócić na to uwagę i dobrze to przepracować.

Trudne sytuacje i trudne pytania podczas prezentacji

I tu znowu „przysucharzę”: dobre przygotowanie pozwala uniknąć wielu trudnych sytuacji podczas wystąpienia. Dobre przygotowanie (np. analiza słuchaczy i ich możliwych pytań) sprawia, że odpowiedzi na trudne pytania znajdują się w prezentacji, dzięki temu te pytania nie padną.

Ale, jak wspomniałem wcześniej, zawsze zdarzą się rzeczy, których nie sposób przewidzieć. Rzeczy, nad którymi warto, żebyście popracowali:

• Czas zainwestowany w przygotowanie zwróci się. Czas zmarnowany na snucie czarnych scenariuszy i zamartwianie się – nie.
• Przewidź wszystko, co możesz przewidzieć.
• Elementem przygotowania jest analiza poprzednich wystąpień – co poszło dobrze, a co poszło źle i jak tego uniknąć w przyszłości? Czego nie przewidzieliśmy? Dlaczego? Jak uniknąć powtórki? „After action review” to obowiązkowy punkt działania po prezentacji.
• Lista kontrolna przed prezentacją – sprawdzenie sprzętu, zapewnienie zapasowego sprzętu, kopia zapasowa danych, wizja lokalna, kontakt z osobami od techniki na miejscu wystąpienia.
• Zarządzanie przeszkadzającymi uczestnikami.
• Aktywizowanie „wyłączonych”.
• Postępowanie w przypadku „wtopy”, która została zauważona.
• Zmiana postrzegania pytań od słuchaczy (cieszymy się z nich, doceniamy, czasem parafrazujemy, zawsze zapisujemy, żeby następnym razem podobne nas nie zaskoczyło, a jeśli nie znamy odpowiedzi, to nie kombinujemy jak Morawiecki o cenie chleba).

Jak zrobić to w PowerPoincie (lub innym oprogramowaniu)

Nie robię dedykowanego wykładu na ten temat, bo to się nie sprawdza. Sprawdza się za to wzajemna wymiana podpowiedzi w czasie pracy nad slajdami. Podczas moich warsztatów mamy taki moduł, w ramach którego uczestnicy samodzielnie pracują nad slajdami. Podczas tego ćwiczenia na bieżąco omawiamy pojawiające się pytania. Po co teoretyzować, omawiać wszystkie przyciski na „wstążce” i skróty klawiszowe, skoro można odnieść się do konkretnych oczekiwań uczestników?

Zauważyłem, że to fajnie stymuluje współpracę w zespole. Ktoś spośród Twoich ludzi nie wie, jak zrobić wykres typu „wodospad”, ale ktoś inny to wie. Ktoś nie umie korzystać z animacji, a ktoś inny umie. I oni prawdopodobnie chętnie sobie nawzajem pomogą. Zdarzyło się kilka razy tak, że nawet ja się czegoś nauczyłem o PowerPoincie od uczestników!

Spróbuj tego podejścia w Twoim zespole i zobacz, jak dzieje się magia. Ludzie zaczynają zauważać, jak bardzo mogą sobie wzajemnie pomóc i liczyć na siebie, gdy pojawiają się problemy. Przynajmniej ja mam takie obserwacje z moich warsztatów.

Prezentacje online

Temat prezentacji online zrobił się modny dosyć nagle, z wiadomych powodów. Jeśli Twój zespół często prezentuje przez „internety”, to proponuję zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Twarz prelegenta ma być dobrze oświetlona. Nie trzeba kupować specjalnej lampy dla jutiuberów. Wystarczy np. odbić światło zwykłej biurkowej lampki od białej ściany.
• Oczy na poziomie linii dzielącej wysokość ekranu w proporcji 1:2. Aplikacja „Aparat” w Windowsie może Ci pomóc to ustawić.
• Tło bez rozpraszaczy. Tak, „goła” ściana będzie lepsza niż regał z książkami. O usunięciu z kadru stojaka z suszącym się praniem chyba nie muszę wspominać?
• Jakość dźwięku ma ogromne znaczenie. Wydanie dwustu złotych na przyzwoity mikrofon krawatowy nie powinno być problemem.
• W miarę możliwości podłączamy komputer do Internetu kablem. Będzie szybszy transfer niż przez WiFi. Szybszy transfer = lepszy obraz i dźwięk = lepszy odbiór dla naszych słuchaczowidzów.
• Rzecz niezbędna i wymagająca wyćwiczenia to patrzenie w obiektyw kamery podczas prezentowania. Intuicyjnie i naturalnie nasz wzrok kieruje się na ekran komputera – tam mamy twarze innych uczestników „spotkania” online. Ale jeśli prezentujemy online, musimy patrzeć w obiektyw kamery. Wtedy widzowie mają wrażenie, że patrzymy na nich – kontakt wzrokowy!

Koniecznie porządnie przećwiczcie posługiwanie się oprogramowaniem, którego używacie w pracy – Teams czy Zoom, obojętne, byle upewnić się, że ludzie umieją sprawnie tego używać. Żeby potem nie było „teraz proszę chwileczkę zaczekać, bo próbuję udostępnić ekran”.

Jeśli prezentacje online stanowią przytłaczającą większość w Waszym zespole, to proponuję cały proces przeprowadzić przy użyciu narzędzi online. Warunki treningu warto maksymalnie upodobnić do rzeczywistych warunków „bojowych”. 😊

Sesje prezentacji i informacji zwrotnych

Dużą i chyba najcenniejszą część moich warsztatów stanowią sesje wystąpień uczestników. Na początku warsztatów, uczestnicy przedstawiają prezentacje przygotowane przed spotkaniem. Po wystąpieniu otrzymują informacje zwrotne – anonimowe od pozostałych uczestników w grupie oraz obszerną i otwartą ode mnie. Wystąpienia nagrywamy tak, żeby uczestnicy mogli je sobie potem sami oglądać i analizować. Taką samą rundę powtarzamy na koniec szkolenia. Różnice między drugim a pierwszym wystąpieniem są zawsze. A często jest jakościowa przepaść. I o to właśnie chodzi!

Proponuję Ci podobne podejście, bo to naprawdę działa. Wiadomo, że może być Wam trudno wygospodarować dwa-trzy dni na zajęcie się wyłącznie doskonaleniem prezentacji. Jeśli jednak to by się Wam udało – rekomenduję zrobić to poza miejscem pracy. Rozpraszanie bieżącymi tematami w biurze potrafi skutecznie „rozwalić” szkolenie. Możecie natomiast spokojnie nieco rozciągnąć to w czasie i umówić się np. na „prezentacyjne środy”. I co tydzień spotkać się (fizycznie lub online) na godzinę. Obejrzeć jedno lub dwa wystąpienia i omówić je. Dać autorom obszerne informacje zwrotne. W ten sposób wszyscy się uczą. Dzięki rozciągnięciu procesu w czasie łatwiej będzie utrwalić istotne informacje, zbudować nawyk myślenia o najważniejszych aspektach tworzenia i przedstawiania prezentacji. Po kilku tygodniach będziecie prawdziwymi wymiataczami!

Storytelling

Dotykamy tego tematu przy omawianiu struktury – to jest zakres minimum, żeby przekształcić nudny wykład w jakąś sensowną opowieść.

Storytelling to obszerny temat na osobne warsztaty dla zaawansowanych. Do omówienia są najpopularniejsze struktury, według których opowiada się najbardziej wciągające historie. Do przećwiczenia umiejętność konstruowania i opowiadania historii.

Uważam, że to temat do wdrożenia dopiero wtedy, gdy masz pewność, że pozostałe aspekty opisane w tym artykule macie naprawdę dobrze opanowane. Wspominam o nim, bo jest na pewno ważny, ale jeśli w Twoim zespole są do dopracowania podstawy, to storytelling zostawcie sobie na deser.

Prezentacyjne inspiracje od najlepszych

Nie byłoby zbyt dobrym pomysłem szkolić ludzi z prezentacji bez analizowania świetnych wystąpień. Polecam następujące:

• Steve Jobs – prezentacja pierwszego Iphone’a z 2007 roku – rozpoczęcie, struktura, poziom przygotowania prelegenta, prostota slajdów i wiele innych cennych lekcji – https://www.youtube.com/watch?v=VQKMoT-6XSg
• Sir Ken Robinson – „Do schools kill creativity” – najpopularniejsze wystąpienie na ted.com. Doskonała lekcja storytellingu – https://www.ted.com/talks/sir_ken_robinson_do_schools_kill_creativity
• Amy Cuddy – „Your body language may shape who you are” – https://www.ted.com/talks/amy_cuddy_your_body_language_may_shape_who_you_are – dowód, że nawet eksperyment naukowy można zaprezentować w prosty sposób. I konkretne narzędzia na pokonanie stresu przed prezentacją. I dowód na umiarkowany wpływ kontroli „mowy ciała” na odbiór wystąpienia.

Samodzielnie możesz znaleźć więcej inspirujących wystąpień na stronie ted.com. Wybierz „Watch” -> „Ted Talks” i posortuj według „Most viewed”.

Oczywiście, to nie wystarczy, że ludzie je sobie obejrzą. Warto, żebyście obejrzeli je razem i omówili. Zatrzymujcie się w odpowiednich momentach i zwracajcie uwagę na konkretne elementy prezentacji. Z tych trzech wystąpień można wyciągnąć naprawdę dużo.

Jak to wszystko ułożyć?

Na pewno zacząłbym od nagrań, ich samodzielnych ocen i Twojej analizy i informacji zwrotnych dla każdej osoby z zespołu.

Potem proponuję jedną rundę wystąpień ludzi z Twojego zespołu – w formie kilkugodzinnej sesji lub podzielone na kilka krótszych spotkań (np. „prezentacyjne środy”).

Kolejny etap to porcja wiedzy i ćwiczenia poszczególnych elementów (formułowanie celu, analiza słuchaczy – mapa empatii, redagowanie przesłania, układanie struktury, wypełnianie jej treścią, slajdy i inne materiały graficzne). Sporo „mięsa” do tej części znajdziesz na moim blogu.

Myślę, że będzie to korzystne dla Was, jeśli na taki moduł ćwiczeniowy przeznaczycie sobie jeden konkretny dzień, kiedy zajmiecie się tylko tym. Podczas tego dnia powinny powstać nowe, ulepszone prezentacje każdej osoby w Twoim zespole.
Dla rozluźnienia i odmiany możecie przeplatać ćwiczenia wspólnym oglądaniem i omawianiem inspirujących wystąpień.

Gdy wszystkie prezentacje będą gotowe, zróbcie drugą rundę wystąpień z nagrywaniem na wideo i udzielaniem sobie informacji zwrotnych. Założę się o skrzynkę bezalkoholowego piwa, że zobaczycie zmiany w stosunku do pierwszej rundy prezentacji. Zobaczysz je Ty i zobaczą je Twoi ludzie, gdy obejrzą swoje nagrania i porównają je.

Co dalej?

Żeby zmiana była trwała, warto (uwaga: teraz będzie górnolotne sformułowanie) uczynić dbałość o jakość prezentacji elementem Waszej kultury organizacyjnej. Byłoby świetnie, gdybyście wdrożyli nawyk uważnego uczestniczenia w Waszych prezentacjach i dawania sobie informacji zwrotnych.

Myślę, że to zadanie przede wszystkim dla Ciebie jako lidera zespołu, żeby takie działania, za przeproszeniem, stymulować.

Potrzebujesz pomocy?

Jak widzisz, żeby zrobić to wszystko porządnie i uzyskać oczekiwany wynik (zmianę jakości prezentacji dostarczanych przez Twój zespół), trzeba zainwestować dużo czasu i „trochę” się napracować.

Efekt na pewno jest wart tej inwestycji. To już Ty wiesz najlepiej, ile Ty i Twój zespół możecie zyskać na podniesieniu poziomu umiejętności tworzenia i przedstawiania prezentacji biznesowych. Od poprawy efektywności codziennych spotkań aż po bezpośredni wpływ na liczbę zamówień, wartość sprzedaży, zysk.

Zdaję sobie sprawę, że w codziennej gonitwie za targetami i dedlajnami to może być duże wyzwanie. Wierzę, że dacie radę. To kwestia decyzji, czy ten aspekt jest dla Was odpowiednio ważny.

Jeśli przyda Ci się pomoc i zdecydujesz, że jednak lepiej zlecić to komuś, kogo ta robota naprawdę „kręci”, to po prostu do mnie napisz (wystarczy kliknąć tutaj) i będziemy działać!

Znasz kogoś, kogo zainteresuje ten artykuł?