Dzisiaj mam dla Ciebie narzędzie – bardzo zwięzły przewodnik-infografikę do przygotowania skutecznej prezentacji biznesowej. Przy pomocy tej infografiki możesz zacząć planować i redagować swoje wystąpienie. A jeśli masz je już przygotowane, to infografika pomoże Ci ocenić, czy Twoja prezentacja zawiera kluczowe elementy i czy ich kolejność jest optymalna.
Opracowując tę infografikę założyłem, że już wiesz, co jest Twoim celem. Zapraszam Cię do przeczytania mojego artykułu o właściwym określaniu celu prezentacji – upewnisz się, że wiesz, po co chcesz zrobić tę prezentację.
A teraz krótko omówię tę strukturę prezentacji. W pierwszym etapie nakreślasz temat i ramy spotkania. Uczestnicy zapewne poznali planowany czas wystąpienia, gdy otrzymali zaproszenie, ale warto powtórzyć tę informację (podobno gdy wiemy, ile czasu zostało do końca, to mniej nam się dłuży, niż w przeciwnym przypadku – chociaż, jeśli zaproszono właściwe osoby, a Ty będziesz mówić zwięźle i ciekawie, to nikt nie powinien się nudzić). Na tym etapie warto ustalić zasady spotkania, np. czy pytania zadawać w trakcie, czy na końcu prezentacji (polecam tę drugą opcję). Czy już na początku wystąpienia określić jego cel? To zależy, Ty będziesz wiedzieć/przeczuwać lepiej. Jeśli chcesz znienacka poprosić o dodatkowy milion złotych do budżetu projektu, to może wstrzymaj się z tym do etapu 4 lub 6.
Drugi element to zwięzłe i konkretne omówienie sytuacji. Co się dzieje? Spada sprzedaż? Liczba odpowiedzi na ogłoszenie o pracę jest niewystarczająca? Nowa reklama słabo się przetestowała? Duży klient nie kupił nowego produktu, chociaż zgodnie z planem „powinien” go sprzedawać już od trzech tygodni? Dostawcy nie akceptują nowych terminów płatności? Jest jakiś powód, jakiś problem, który chcesz (musisz) rozwiązać – w tej części należy go omówić w jasny sposób.
Trzecia część to straszenie przez czarnowidzenie. W poprzednim etapie został nazwany problem, który (zapewne) będzie narastał, jeśli nic z nim nie zrobicie. Tutaj omawiasz potencjalne skutki tego narastania.
Etap czwarty. Gdy publiczność jest już wystarczająco zaniepokojona ponurą wizją nieuchronnej katastrofy, wkraczasz Ty, na białym koniu, z optymalnym rozwiązaniem problemu. Powiedz dokładnie, ale w prostych słowach, co i jak zamierzasz zrobić. Jakie zasoby są potrzebne? Kto jeszcze będzie zaangażowany? Kładziesz kawę na ławę – masz dobry pomysł, ale samo ani za darmo się nie zrobi. Odwagi! 🙂
W czwartym kroku może się pojawić sceptycyzm publiki. Dlatego teraz trzeba ułatwić im decyzję poprzez projekcję pozytywnej wizji. Wdrożenie Twojego rozwiązania usunie kłody spod Waszych nóg, odwróci negatywny trend i zapewni wszystkim rekordowe premie! To tylko taki przykład, może trochę mnie poniosło. Ty będziesz wiedzieć lepiej, co dobrego przyniesie Twoje rozwiązanie.
Etap szósty. Ty masz już to wszystko dokładnie opracowane. Pokaż im etapy, terminy, osoby odpowiedzialne, kwoty, sposób mierzenia postępów. Pokazanie takich konkretnych kroków rozłożonych w czasie potrafi ułatwić „przełknięcie” nawet dużej zmiany.
Oto docieramy do finału. Zwięźle podsumuj, co zostało powiedziane. Poproś o pytania i odpowiedz na nie (a jeśli teraz nie możesz, to powiedz, kiedy odpowiesz i dotrzymaj tego terminu). Podkreśl swoje przekonanie co do proponowanego rozwiązania (zakładam, że takowe masz – jeśli nie, to masz marne szanse na powodzenie) i poproś o decyzję (jeśli to jej uzyskanie było Twoim celem).
Jestem ciekawy, co sądzisz o takiej strukturze wystąpienia. Zobacz, jak mogę Tobie pomóc w przygotowaniu prezentacji i odezwij się, chętnie porozmawiam o Twoim wyzwaniu!
