Dlaczego tak wiele prezentacji to strata czasu?

Prezentacje

Gdy buduje się dom, najważniejszy jest etap, który w końcowym efekcie może nie być widoczny, bo albo znika pod zachwycającą estetyką całej budowli, albo jest przykryty stertą gruzu z zawalonej konstrukcji. To fundamenty. Z przygotowaniem dobrej prezentacji jest podobnie.

Moje warsztaty z prezentacji biznesowych zaczynamy od wystąpień przygotowanych wcześniej przez uczestników. Po każdym wystąpieniu w pierwszej rundzie zadaję pytanie: „Jaki był cel Twojej prezentacji?”. Jeszcze nie zdarzyło się, żeby odpowiedź zawierała prawdziwy cel.

Przedstawiciele handlowi, ich kierownicy, analitycy, brand-managerowie – bez względu na zajmowane stanowisko czy obszar funkcjonalny, ogromnym wyzwaniem dla ludzi okazuje się określenie celu. Bo te, które są deklarowane, celami nie są:

„Zaprezentować klientowi propozycję”

„Poinformować o postępach projektu”

„Przybliżyć zespołowi przedstawicieli informacje o kliencie”

„Omówić lokalne sukcesy”

„Przekazać argumenty za wprowadzeniem nowego produktu”

„Przedstawić strategię zarządzania klientem”

„Przekazać informację, że…”

W skrócie, deklarowane „cele” zamykają się w ramach: „przedstawić”, „poinformować”, „przypomnieć”, „pokazać” itd. Gdy słyszę o takich „celach”, zawsze zadaję jedno i to samo pytanie: „po co?”

Jeśli do Twojego celu można zadać pytanie „po co?”, to Twój „cel” jeszcze nim nie jest.

Wszyscy niby wiedzą, że cele muszą być SMART i jak ten skrót się rozwija. I co z tego? Nic. Nadal chcą „przedstawić”, „przekazać informację” itd.

Co ciekawe, większość takich „celów” w zasadzie wyklucza konieczność robienia prezentacji. Skoro chcesz kogoś tylko poinformować, to po prostu wyślij mail. Pytanie brzmi, czy „przekazanie informacji” to naprawdę Twój cel, czy może jedynie narzędzie do osiągnięcia innego?

Na warsztatach nie daję za wygraną. Drążę, zadając kolejne pytania: „OK, ale po co?”. Nerwowość w grupie nieco rośnie, ale ludzie się nie poddają. Wymieniają kolejne „cele” aż w końcu dochodzimy do sedna – tego, co naprawdę chcą osiągnąć dzięki prezentacji:

Cel deklarowany pierwotnieCel rzeczywisty
„Zaprezentować klientowi propozycję”Pozytywna decyzja klienta, akceptacja propozycji
„Poinformować o postępach projektu”Decyzja zarządu o przydzieleniu na projekt dodatkowego budżetu w kwocie X tys. PLN
„Przybliżyć zespołowi przedstawicieli informacje o kliencie”Zwiększenie poziomu dostępności produktu w sklepach klienta o X%
„Omówić lokalne sukcesy”Zwiększyć średni poziom sprzedaży w zespole o X tys. PLN/Przedstawiciela
„Przekazać argumenty za wprowadzeniem nowego produktu”Uzyskać akceptację kupca dla wprowadzenia produktu do sieci
„Przedstawić strategię zarządzania klientem”Decyzja przełożonego o pozostawieniu opieki nad klientem w rękach prezentującego po okresie próbnym
„Przekazać informację, że…”Osiągnąć wymierny efekt (decyzję, kwotę, …)

Znasz zasadę „garbage in-garbage out”? W prezentacjach ta zasada również (zwłaszcza?) działa. Większość prezentacji jest stratą czasu zarówno dla ich autorów, jak i dla nieszczęsnych odbiorców tylko dlatego, że autorzy nie przywiązali wystarczającej wagi do określenie celu wystąpienia. Zanim zaczniesz robić ładne slajdy – zadaj sobie kilka prostych pytań: „Po co robię tę prezentację?” „Co chcę, żeby się wydarzyło?” „Kto i co ma zrobić w wyniku mojego wystąpienia?”. Pomyśl o tworzeniu prezentacji jak o budowie domu. Cel jest fundamentem.

Prezentacja doskonała Adam Libera

Wszystko o prezentacjach w jednej książce

Wybierz ulubiony format, kup i doskonal swoje wystąpienia!

Zobacz również

Materiały do pobrania - mocprezentacji.pl

Pobierz bezpłatne materiały o prezentacjach