W nie tak dawnych czasach, gdy jeszcze było w miarę normalnie, zostałem zaproszony jako moderator i prelegent na dużą branżową konferencję. Wielkie wydarzenie, bilety za czterocyfrowe kwoty i ważni uczestnicy – ludzie na wysokich stanowiskach w największych polskich i międzynarodowych firmach. I sporo ciekawych wystąpień.
Oraz ta jedna prezentacja. Jej temat pomijam, bo dla potrzeb tego tekstu jest nieistotny. Z treści wystąpienia też niewiele pamiętam, bo w głowie utkwiło mi coś innego.
Slajdy. Takie, jak ten:
Jest na nim ponad 130 słów. Nie licząc chińskich „krzaczków”. Podobnych slajdów było w tej prezentacji dużo więcej.
I właśnie o slajdach chcę Ci dziś napisać kilka ważnych rzeczy. Łącznie z tym, dlaczego takich slajdów, jak na powyższym zdjęciu, nie wolno pokazywać ludziom podczas prezentacji.
Ale zacznijmy od początku.
1. Prezentacja to nie slajdy.
To podstawowy, ale często popełniany błąd w myśleniu. Ktoś ma „zrobić prezentację” i pierwsze, co robi, to uruchomienie Power Point’a i redagowanie slajdów. To nie tak.
Prezentacja to Twoje wystąpienie. Online czy „w realu” – to nieistotne. Twoje wystąpienie, czyli przede wszystkim Ty i Twoje słowa, Twoje przesłanie – to, co masz do przekazania.
Slajdy są opcjonalne. Jak ilustracje w książkach. W jednych są, w innych nie. W tych książkach, w których są, mogą być ważnym uzupełnieniem treści, bez którego ta treść nie będzie kompletna albo trudno będzie ją zrozumieć. Mogą też być jedynie miłym dla oka uatrakcyjnieniem (jak w książkach dla dzieci).
Czy ktoś kupuje książkę dla ilustracji? Pewnie raczej rzadko, jeśli w ogóle. Książkę kupujemy dla jej treści. Chcemy ją przeczytać, żeby się czegoś dowiedzieć, czegoś się nauczyć albo po prostu coś przeżyć czy poczuć wraz z jej bohaterami. Tak czy owak, chcemy pewnej zmiany (stanu wiedzy, poziomu umiejętności lub naszych emocji).
Ze slajdami jest tak samo. To znaczy, powinno być tak samo, ale w wielu przypadkach nie jest.
Spójrz na wystąpienia na konferencjach TED. Ich uczestnicy nie przychodzą tam dla slajdów. Niektóre z wystąpień (np. w wykonaniu Sir Kena Robinsona) w ogóle slajdów nie zawierają, a jednak są oglądane przez dziesiątki milionów ludzi. Czyli można bez slajdów.
Slajdy są nadużywane. Wykorzystywane bezrefleksyjnie, bez przemyślanego celu. Slajdy dla slajdów. Jest ekran, więc „trzeba” coś wyświetlić.
Jeśli robisz slajdy, to one powinny być, jak i cała prezentacja, „po coś”. Mogą pomagać Twoim słuchaczom zrozumieć, o czym mówisz. Mogą pomóc im coś sobie wyobrazić. Mogą pomagać im zapamiętać to, co powinni zapamiętać. Ewentualnie, mogą być estetycznymi ilustracjami Twoich słów, które pomogą Ci przeprowadzić słuchaczy przez Twoje wystąpienie. Ale powinny mieć jakiś cel.
2. Slajdy nie są jednostkami długości prezentacji.
Długości prezentacji nie mierzymy liczbą slajdów. Długość prezentacji mierzymy jednostkami czasu. Najlepiej, jeśli to są minuty. Jeśli musisz mierzyć w godzinach, to prawdodobnie masz poważny problem ze zwięzłym wyrażaniem myśli 🙂 Slajdów możesz zrobić tyle, ile potrzebujesz. To nic nie kosztuje. Slajdy są za darmo.
3. Twórz slajdy bez zbędnych elementów.
Logo firmy prelegenta. Loga marek produktów firmy prelegenta. Imię i nazwisko. Temat wystąpienia. Numer slajdu. Data. I tak na każdym slajdzie. Po co? Bo jakiś grafik tak zaprojektował szablon? Zmienić grafika (i/lub osobę akceptującą szablon) i zapomnieć o takich praktykach!
Na slajdzie (jeśli w ogóle robimy slajdy – patrz punkt 1) powinny być wyłącznie niezbędne elementy. Niezbędne z punktu widzenia celu, jaki ma dany slajd. Logo firmy? Zbędne. Wystarczy na slajdzie tytułowym i finałowym. Loga marek są zupełnie zbędne chyba, że na tym jednym slajdzie ilustrującym, jakie marki sprzedaje Twoja firma. Twoje imię i nazwisko? Przedstaw się wyraźnie na początku, to wystarczy. Temat wystąpienia? Jeśli jest dobre, to nikt nie będzie mieć wątpliwości w jego trakcie. Data? Litości! Każdy „ogarnia”, jaki dziś dzień, a jeśli nie, to sprawdzi we własnym smartfonie.
4. Mniej często znaczy więcej.
Kilkanaście lat temu byłem na szkoleniu z prezentacji, na którym zalecano, by na slajdzie były maksymalnie, uwaga, czterdzieści cztery słowa – dziewięć słów tytułu i siedem „punktów” po pięć słów.
Kompletny absurd.
Najwyżej kilka słów na slajd. To moja rekomendacja. Im mniej, tym lepiej. Trzy słowa – to świetny pomysł. Lepszy niż 13 i zdecydowanie lepszy niż 33.
Dlaczego?
Z bardzo prostej przyczyny. W procesie przyswajania informacji przez ludzki mózg, wśród zmysłów dominuje wzrok. I ma pierwszeństwo. Świetnie opisał to John Medina w książce „Brain rules”. Jeśli wyświetlisz ludziom slajd z tekstem, to oni będą go czytać. W tym czasie nie będą Cię słuchać. Po prostu. A chcesz, żeby słuchali, prawda? Zrezygnuj z elaboratów na slajdach. Zrezygnuj z list numerowanych i punktowanych. Postaw na minimalizm i prostotę. Postaw na obrazy i symbole. Kilka słów + obraz da znacznie lepszy efekt niż slajd zawalony czterdziestoma czterema słowami. Zobacz prezentacje Steve’a Jobsa na Youtube, np. tę, w której prezentował pierwszego iphone’a. Lepszego wzoru do naśladowania nie znajdziesz.
Oczywiście, są sytuacje, gdy umieszczenie większej ilości tekstu na slajdzie ma uzasadnienie. Na przykład wystąpienie Jamesa Veitch’a o jego korespondencji ze spammerem. Na kolejnych slajdach pokazał treści emaili, jakie wymieniał z internetowym naciągaczem. Email to tekst. Jak inaczej miałby to zrobić? Ale zwróć uwagę, że on nie kazał publiczności czytać tych slajdów – czytał je sam jako element całej, wciągającej i zabawnej opowieści.
5. Nie wszystko na raz.
Wiesz, po co w „pałerpoincie” są animacje? Żeby „fajnie wyglądało”? Nie. One są po to, żeby można było świadomie kontrolować, co i kiedy pojawia się na ekranie. Albo kiedy znika, bo taka funkcja też się przydaje 🙂
Najlepiej, żeby w Twojej prezentacji na każdy wątek przypadał odrębny slajd. Slajdy są za darmo. Możesz ich zrobić tyle, ile potrzebujesz. Lepiej 30 prostych, jednowątkowych slajdów niż dziesięć, z których każdy będzie uwzględniał trzy wątki.
Będą takie sytuacje, gdy będziesz potrzebować na slajdzie wielu elementów. Korzystaj wtedy z animacji. Niech te elementy pojawiają się dokładnie wtedy, kiedy powinny. Dokładnie wtedy, gdy odnosisz się do nich w swojej wypowiedzi. Niech to będzie animowana ilustracja Twojej prelekcji, a nie coś, co będzie odwracało uwagę od Twoich słów. Bo gdy wyświetlisz wszystko na raz, to ludzie znów będą się zastanawiać „po co to”, zamiast słuchać tego, co mówisz.
6. Musi być prosto.
Za duża ilość tekstu czy wyświetlanie wszystkiego na raz to nie jedyne błędy w tworzeniu slajdów. Jest jeszcze „syndrom komplikatora”. Złożone tabele, wykresy ze zbyt dużą ilością danych, niezrozumiałe, skomplikowane schematy.
Slajdy powinny być tak proste, jak to możliwe. Powinny w jasny sposób wspierać to, co mówisz podczas prezentacji.
Jeśli potrzebujesz pokazać dane – pokaż tylko te liczby, które są niezbędne. Jeśli jest więcej niż kilka liczb, wyraźnie zaznacz najwyżej trzy najważniejsze, żeby ludzie nie mieli wątpliwości, na co patrzeć.
To samo z wykresami – zastanów się dobrze, czy na pewno tam musi być czterdzieści osiem słupków dotyczących czterech lat. Jeśli tak, to zaznacz w wyraźny sposób, co na tym wykresie jest najważniejsze. Wskaż ręką na ekranie dane, o których mówisz i pokaż słuchaczom, na co mają zwrócić uwagę.
Używając schematów również pamiętaj o prostocie. Minimum elementów. Używaj animacji, np. żeby pokazać kolejność zdarzeń w procesie.
7. Slajdy muszą być czytelne.
Ustaliliśmy już, że na slajdach umieszczamy rzeczy ważne. Niezbędne. Skoro tak, to te slajdy powinny być czytelne.
Podczas Twojej prezentacji online ludzie będą korzystać z różnej wielkości ekranów i okien. Podczas prezentacji „w realu” ludzie będą siedzieć w różnych odległościach od ekranu. Z ekranami też będzie różnie – inaczej będą wyglądać Twoje slajdy rzucone na rozwijany ekran z projektora (z reguły słabszy kontrast niż na ekranie komputera), a inaczej na nowoczesnym ekranie/telewizorze LED. A wszystko musi być czytelne dla każdego.
Czcionka: duża, w kolorze kontrastowym wobec tła, o prostym kroju, bezszeryfowa. „Bez co?” 😉 Bezszeryfowa. Szeryfy to takie ozdobne zakończenia kresek, z których składają się litery. One pomagają naszym oczom czytać długie teksty, wzrok „ślizga się” po nich, dlatego czcionek szeryfowych używa się w książkach. Przykład takiej czcionki szeryfowej? Times New Roman czy Palatino Linotype (Lubię tę drugą, siedemnaście lat temu pisałem nią „magisterkę”. Zdradzę Ci sekret – dzięki zmianie czcionki z Times’a na Palatino uzyskałem o połowę więcej stron 💪).
Problem w tym, że na slajdzie tekst napisany czcionką szeryfową będzie mniej czytelny. Dlatego w prezentacjach używamy czcionek bezszeryfowych. Takich jak Verdana, Calibri czy Arial. Moja ulubiona to Montserrat.
Przykład graficzny. Oba wyrazy poniżej są napisane czcionką o takim samym rozmiarze. Górna linia to czcionka szeryfowa Times New Roman. Dolna linia to bezszeryfowy Montserrat. Nie muszę chyba formułować dowodu na lepszą czytelność tej drugiej?
Co jeszcze jest ważne dla czytelności? Na przykład jakość zdjęć na slajdach. Wysoka rozdzielczość, duży rozmiar i oryginalne proporcje (jeśli nie mieści się wśród elementów slajdu to nie ściskamy go, tylko przycinamy). „Pikseloza” jest niedopuszczalna i świadczy o niedbalstwie autora.
Ikony, symbole, elementy wykresów: wyraźne, w kontrastowych kolorach.
Podsumowując:
- Zastanów się, czy w ogóle potrzebujesz robić slajdy.
- Liczba slajdów nie ma znaczenia dla długości prezentacji. Zrób tyle, ile potrzebujesz.
- Na slajdach umieszczaj tylko niezbędne elementy.
- Ostrożnie z tekstem na slajdach. Im mniej, tym lepiej. Ludzie mają słuchać Ciebie, a nie czytać tekst ze slajdów.
- Jeśli na slajdzie masz więcej elementów, rozważ użycie animacji, żeby one pojawiały się wtedy, kiedy będą potrzebne.
- Musi być prosto. Zamiast dziesięciowierszowej tabeli – trzy najważniejsze liczby. Uproszczone wykresy. Zaznaczone (i jasno omówione) najważniejsze dane.
- Czytelność. Proste czcionki, kontrastowe kolory, wyraźne zdjęcia.
Gorąco Cię zachęcam – spójrz na swoje prezentacje przez przyzmat tego, co napisałem powyżej. Przed kolejnym wystąpieniem popraw to, co wymaga poprawy. Zobaczysz, że odbiór Twojego wystąpienia będzie znacznie lepszy!
