Planujesz wystąpienie przed grupą ludzi? Oni i Ty inwestujecie pewną ilość czasu w nadziei, że warto. Spraw, żeby było warto. Zobacz, jakie błędy są często popełniane przez prezenterów i postaraj się ich uniknąć!
Nieokreślony cel prezentacji
Po co właściwie chcesz przeprowadzić prezentację? Czy Ty i Twoja publiczność nie macie nic lepszego do roboty? Oni nie mają ochoty siedzieć i Ciebie słuchać. Naprawdę. Nie dlatego, że mają coś przeciwko Tobie. Po prostu mają milion innych rzeczy, które chętniej w tym czasie zrobią. Więc po co? Co chcesz osiągnąć? Odpowiedz jednym zdaniem na pytanie: Co chcesz, żeby Twoi słuchacze pomyśleli/zrobili po wysłuchaniu Twojego wystąpienia? Twój cel musi być realistyczny i określać oczekiwane działanie.
Przykłady źle określonych celów:
„Chcę podsumować postępy od początku roku”
„Chcę poinformować uczestników o…”
„Chcę sprawić, by uczestnicy zrozumieli, że…”
Jeżeli do Twojego celu nadal możesz zadać pytanie „po co?”, to jeszcze nie masz celu. Cel jest dla Ciebie. Ustawia Twoje myślenie podczas pracy nad prezentacją: „Co chcę, żeby zobaczyli i usłyszeli” -> „Co powinni zobaczyć i usłyszeć, żeby zrobili to, czego oczekuję”. I najważniejsze: osiągnięcie celu to miara sukcesu Twojej prezentacji. Bez jasnego celu nie będziesz wiedzieć, czy było warto.
Treść niedopasowana do odbiorców (albo odwrotnie)
Bywałem na prezentacjach, na które zaproszono mnie tylko dlatego, że organizator zapraszał bezrefleksyjnie. Bez zastanowienia się, po co chce mnie mieć na sali. Nie idź tą drogą. Naprawdę, nie chcesz, żeby Twoja publiczność czuła, że jest w niewłaściwym miejscu.
Zasadniczo, możesz być w dwóch sytuacjach: albo masz wpływ na skład publiczności, albo nie.
Jeśli masz, pomyśl o swoim celu. Kogo potrzebujesz jako uczestnika, żeby osiągnąć cel? To jest Twoje kryterium doboru ludzi, których zaprosisz. Proste, prawda?
Jeśli nie masz wpływu (np. na konferencji, gdzie jesteś prelegentem), dowiedz się jak najwięcej o publiczności. Nie chodzi tylko o to, ile będzie osób, jak się nazywają, jakie są ich stanowiska/tytuły. Chodzi również, a może przede wszystkim o przewidywanie: jak odbiorą, jak zrozumieją i czy zaakceptują wiadomość, którą zamierzasz przekazać w swoim wystąpieniu. Treść wystąpienia dopasuj w pierwszej kolejności do tych osób, od których najwięcej zależy – do nich chcesz dotrzeć.
Nie lekceważ inteligencji słuchaczy, ale też nie przeceniaj ich wiedzy na temat, o którym mówisz. Posługuj się ich językiem. Jeśli Twoim celem jest uzyskanie decyzji, wyraźnie uświadom odbiorcom, co zyskają, mówiąc „tak”, a co stracą, mówiąc „nie”.
„Nie liczy się to, co powiesz. Liczy się to, co oni usłyszą.”
– Arnold Jacob ‚Red’ Auerbach
Brak logicznej struktury wystąpienia
Kojarzysz takie prezentacje? „Nazywam się X. Pracuję w Y i mam stanowisko Z. Przedtem pracowałem w ABCD. W ogóle doświadczenie mam takie, że klękajcie narody i dlatego swoim osiągnięciom poświęciłem większość tego wystąpienia. Dokonałem mnóstwa rzeczy. Naturalne jest zatem, że powinniście wysłuchać tego, co mam do powiedzenia, bo przecież to ja się na tym znam. Dlatego chcę, żebyście zrobili to i to. Tu macie jeszcze wykres słupkowy, a tu liniowy, na którym wszystko widać. Pytania? Dziękuję.”
Zła struktura wystąpienia jest zwykle skutkiem popełnienia jednego lub obu wyżej omówionych błędów. Jeśli masz dobrze określony cel, z którym idziesz wystąpić przed grupą ludzi, to właściwy, logiczny układ treści powinien z tego celu wynikać. Załóżmy, że Twoim celem jest spowodowanie, aby po wysłuchaniu Twojej prezentacji, Twoja publiczność podjęła oczekiwaną przez Ciebie decyzję. Struktura Twojego wystąpienia powinna wyglądać w następujący sposób:
Rozpoczęcie – w tej części wprowadzasz temat – mówisz, o czym powiesz, ile to potrwa, uzgadniasz zasady spotkania (np. kiedy oczekujesz zadawania pytań). Możesz (nie zawsze to ma sens) również powiedzieć, co jest Twoim celem.
Sytuacja – tu mówisz o faktach dotyczących obecnej sytuacji – co się dzieje? Jak wyglądają liczby?
Wyzwanie i prawdopodobne negatywne skutki – to moment na projekcję – co się stanie, jeżeli np. nie podejmiemy żadnego działania?
Twoja propozycja – masz pomysł, jak sprostać wyzwaniu, co pozwoli uniknąć negatywnych skutków. Tutaj czas przedstawić ten pomysł.
Pozytywne rezultaty – moment na przedstawienie wizji, jak świetnie będzie, gdy Twoja propozycja zostanie zaakceptowana.
Następne kroki – tu pokazujesz, że masz to wszystko już przemyślane. Co, kto, do kiedy, za jaką kwotę itd.
Zakończenie – podsumowujesz – mówisz, o czym było mówione i najpóźniej teraz przedstawiasz Twój cel – np. że oczekujesz takiej i takiej decyzji. Warto dodać, że Ty głęboko w to wierzysz, masz mocne przekonanie.
Prosto i przejrzyście. Po takiej prezentacji wszyscy są zadowoleni: występujący, bo lepiej nie można było przedstawić treści oraz uczestnicy, bo zobaczyli, że ktoś ceni ich czas i przygotował się, miał coś ważnego do przekazania i zrobił to w efektywny sposób.
Liche grafiki
Jeden obraz jest wart więcej niż tysiąc słów. Zdecydowanie za często widuję graficzny bałagan, nieczytelne slajdy pełne tekstu, dziwne czcionki, brak wizualnej spójności, zdjęcia z pikselozą itd. Co to dla mnie oznacza? Komuś nie chciało się przygotować. Co więcej, nie traktuje mnie poważnie sądząc, że mi to nie przeszkadza.
Slajdy mają Cię wesprzeć w osiągnięciu celu. Mają wzmacniać przekaz, z którym idziesz do odbiorców. Mówią też wiele o Tobie – o Twojej dbałości o szczegóły, poczuciu estetyki, uporządkowaniu, szacunku dla ludzi, przed którymi występujesz. Włóż dużo wysiłku w przygotowanie materiałów. Jeśli coś umieszczasz na slajdzie, to znaczy, że to jest ważne. Skoro jest ważne, to chcesz, żeby było czytelne. Tekstu jak najmniej i dobierz rozmiar do wielkości ekranu i sali (również liczby osób, ich odległości od ekranu). Pamiętaj o tym, że coś, co na Twoim monitorze wygląda dobrze, na ekranie projektora nie musi. Będzie gorszy kontrast – używaj wyrazistych, kontrastowych kolorów (np. tekstu i tła). Umieść wysokiej jakości obrazy i zdjęcia. Na wykresach zawsze opisuj osie, dodaj legendę, nazwij serie danych. Nie pozostawiaj żadnych wątpliwości – wszystko ma być jasne!
Zobacz również mój wpis o błędach popełnianych już podczas samego wystąpienia. Miłej lektury!
